E-Rechnung: Pflicht, Fristen 2025 bis 2028 und was Kleinunternehmer tun müssen

Was ist eine E-Rechnung?

Seit 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen (§ 14 Abs. 1 UStG):

• E-Rechnung: eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
• Sonstige Rechnung: alles andere – Papierrechnungen, aber auch PDF-Dateien, Word-Dokumente oder Fotos einer Rechnung.

Der Unterschied ist wichtig: Ein PDF, das per E-Mail kommt, ist zwar elektronisch, aber keine E-Rechnung. Es lässt sich nur mit dem Auge lesen. Eine E-Rechnung enthält die Daten maschinenlesbar, sodass eine Buchhaltungssoftware Rechnungsnummer, Beträge und Vorsteuer ohne Abtippen übernehmen kann.

Erlaubte Formate

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt: Entscheidend sind die XML-Daten. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen die strukturierten Daten vor.

Fristen: ab wann gilt die Pflicht?

Die Einführung läuft in Stufen. Rechtsgrundlage für die Übergangszeit ist § 27 Abs. 38 UStG.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur, wenn ein inländischer Unternehmer an einen anderen Unternehmer leistet, der ebenfalls in Deutschland ansässig ist (§ 14 Abs. 2 UStG). Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatkunden. Hier bleibt alles wie bisher.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise wie Bahn- und Bustickets.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (zum Beispiel ärztliche Leistungen, Vermietung von Wohnraum).
• Rechnungen ins Ausland oder an Unternehmen ohne Sitz in Deutschland.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt (Vorjahresumsatz höchstens 25.000 €, laufendes Jahr höchstens 100.000 €), muss E-Rechnungen empfangen können wie alle anderen. Beim Ausstellen gibt es eine dauerhafte Ausnahme: Kleinunternehmer dürfen immer sonstige Rechnungen schreiben, also Papier oder PDF (§ 34a UStDV). Eine E-Rechnung dürfen sie trotzdem freiwillig verschicken.

Vereine und Vermieter

Auch Vermieter von Gewerberäumen oder Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Sie müssen E-Rechnungen ebenfalls empfangen können. Bei steuerfreier Vermietung an Unternehmen besteht keine Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen.

E-Rechnungen empfangen: was du brauchst

Für den Empfang genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Ein besonderes Portal oder eine teure Software ist nicht vorgeschrieben. Trotzdem brauchst du drei Dinge:

1. Ein Anzeigeprogramm, um XML-Rechnungen lesbar zu machen. Kostenlose Viewer gibt es zum Beispiel von öffentlichen Stellen und Softwareanbietern; viele Buchhaltungsprogramme zeigen E-Rechnungen direkt an.
2. Eine Prüfung, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung ordnungsgemäß sein – das gilt für E-Rechnungen genauso wie für Papier.
3. Eine sichere Ablage der Originaldatei, unveränderbar und auffindbar, für acht Jahre.

Wer mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeitet, ist genauso betroffen wie bilanzierende Betriebe. Die Pflicht hängt am Umsatzsteuerrecht, nicht an der Art der Gewinnermittlung.

E-Rechnungen ausstellen

Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG): Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie jede vorab vereinbarte Entgeltminderung wie Skonto. Neu ist nur die Form.

Praktisch erzeugen die meisten Rechnungsprogramme E-Rechnungen auf Knopfdruck. Wichtig ist, dass dein Programm die Norm EN 16931 unterstützt und du das Format mit großen Kunden vorher abstimmst. Für die Umsatzsteuer selbst ändert sich nichts: Die Beträge fließen wie bisher in die Umsatzsteuervoranmeldung.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
2. § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38) – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
3. § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
4. § 34a UStDV – Rechnungen für Kleinunternehmer – https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
5. Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
6. BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5