Kleinunternehmer: Grenzen 2026, Vor- und Nachteile, Buchhaltung

Was ist ein Kleinunternehmer?

„Kleinunternehmer“ ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht. Die § 19 UStG befreit Unternehmer mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuer. Sie schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer, geben in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab und führen nichts ans Finanzamt ab.

Die Regelung gilt für alle Unternehmer: für Gewerbetreibende ebenso wie für Freiberufler, Künstler oder Vermieter. Sie ist reine Umsatzsteuer-Sache. Mit Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Handelsregister oder Krankenversicherung hat sie nichts zu tun.

Umsatzgrenzen 2025 und 2026

Seit dem 01.01.2025 gelten neue Grenzen (Jahressteuergesetz 2024). Beide Bedingungen müssen erfüllt sein:

Zum Gesamtumsatz zählen die vereinnahmten Entgelte, also die tatsächlich eingegangenen Zahlungen. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen, etwa des alten Firmenwagens, bleiben außen vor. Ältere Angaben wie 17.500 € oder 50.000 € Prognose sind überholt.

Was passiert, wenn du die Grenze überschreitest?

Früher reichte eine Prognose zu Jahresbeginn. Lag der Umsatz am Ende doch höher, blieb man für dieses Jahr trotzdem Kleinunternehmer. Das gilt nicht mehr. Die 100.000 € (im Gründungsjahr 25.000 €) sind eine harte Grenze: Ab dem Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, gilt sofort die Regelbesteuerung. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei.

Kleinunternehmer: Vorteile und Nachteile

Du kannst auf die Regelung verzichten (Option zur Regelbesteuerung). Die Erklärung ist bis Ende Februar des übernächsten Jahres möglich und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tun sie es trotzdem, schulden sie den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt. Für die Rechnung gelten vereinfachte Pflichtangaben (§ 34a UStDV):

• vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden,
• deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung,
• zu zahlender Betrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Ein üblicher Hinweis lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

E-Rechnung: Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmer im Inland E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ausstellen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen; eine PDF- oder Papierrechnung bleibt erlaubt.

Buchhaltung für Kleinunternehmer

Ob du Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellst, hängt nicht an der Kleinunternehmerregelung, sondern an Rechtsform und Größe. Einzelunternehmer und Freiberufler, die nicht im Handelsregister stehen oder unter den Grenzen von 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn bleiben, dürfen in der Regel die EÜR nutzen (§ 141 AO, § 241a HGB). Eine GmbH muss immer bilanzieren, auch wenn sie Kleinunternehmerin im Sinne des UStG ist.

Für die EÜR gilt:

• Du erfasst Einnahmen und Ausgaben, wenn das Geld fließt (Zuflussprinzip).
• Die Anlage EÜR wird elektronisch über ELSTER mit der Einkommensteuererklärung übermittelt, auch bei kleinen Beträgen.
• Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto kannst du sofort voll absetzen; teurere Anschaffungen schreibst du über die Nutzungsdauer ab.
• Belege musst du geordnet aufbewahren, in der Regel acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen.

SKR03 oder SKR04? Für die EÜR ist der Kontenrahmen zweitrangig, beide funktionieren. SKR03 ordnet nach Arbeitsabläufen und ist bei kleinen Betrieben und Steuerberatern verbreitet; SKR04 folgt dem Aufbau der Bilanz. Arbeitest du mit einem Steuerbüro, nimm den Kontenrahmen, den es verwendet. Mehr dazu im Beitrag Kontenrahmen.

Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office (früher lexoffice) bieten eine Einstellung für Kleinunternehmer: Rechnungen erhalten automatisch den Hinweis nach § 19 UStG, und die EÜR wird aus den Buchungen erstellt. Einen Überblick gibt unser Beitrag zu Lexoffice für Kleinunternehmer, weitere Hinweise findest du in den Buchhaltungstipps für Kleinunternehmer.

Was die Kleinunternehmerregelung nicht regelt

• Gewerbeanmeldung: Wer ein Gewerbe betreibt, muss es anmelden, egal wie hoch der Umsatz ist. Freiberufler melden sich nur beim Finanzamt.
• Einkommensteuer: Dein Gewinn wird ganz normal versteuert. Bleibt dein gesamtes zu versteuerndes Einkommen unter dem Grundfreibetrag, fällt keine Einkommensteuer an, das hat aber nichts mit § 19 UStG zu tun.
• Gewerbesteuer: Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gibt es einen Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag.
• Krankenversicherung: Für Selbstständige besteht Versicherungspflicht, gesetzlich oder privat. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts.
• Handelsregister: Die Eintragungspflicht hängt am Kaufmannsstatus nach HGB, nicht an der Umsatzsteuer.

Für Leistungen in andere EU-Staaten gibt es seit 2025 eine EU-Kleinunternehmerregelung. Sie setzt einen EU-weiten Umsatz von höchstens 100.000 € und eine Anmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern voraus. Lass dich hier beraten, bevor du sie nutzt.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
2. § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern – https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
3. § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger – https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__141.html
4. IHK Nord Westfalen – Kleinunternehmerregelung ab 2025 – https://www.ihk.de/nordwestfalen/steuern/kleinunternehmerregleung-2025-6412924