Umsatzsteuervoranmeldung mit sevDesk: einfach erklärt

Umsatzsteuervoranmeldung einfach erklärt

Wer als Unternehmer Umsatzsteuer auf seine Rechnungen schlägt, nimmt dieses Geld nur treuhänderisch für das Finanzamt ein. Mit der Umsatzsteuervoranmeldung (kurz UStVA) meldest du dem Finanzamt regelmäßig – monatlich oder vierteljährlich –, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du selbst an Lieferanten gezahlt hast. Die Differenz überweist du ans Finanzamt oder bekommst sie erstattet.

Zahllast = vereinnahmte bzw. in Rechnung gestellte Umsatzsteuer − abziehbare Vorsteuer

Die Voranmeldung ist also eine Art Abschlagszahlung. Am Jahresende folgt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung, in der alles noch einmal endgültig abgerechnet wird. Grundlagen und Sonderfälle erklärt der Ratgeber zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Wer muss die UStVA abgeben – und wie oft?

Abgeben muss grundsätzlich jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer. Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, brauchen in der Regel keine Voranmeldung. Wie oft du meldest, richtet sich nach § 18 Abs. 2 UStG und der Steuer des Vorjahres:

• Neugründer: Grundsätzlich gilt im Gründungsjahr und im Folgejahr die monatliche Abgabe. Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ist diese Regel ausgesetzt: Maßgeblich ist dann die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres bzw. die auf ein Jahr hochgerechnete Steuer des Vorjahres.
• Vorsteuerüberschuss: Hattest du im Vorjahr mehr als 9.000 € Erstattung, kannst du freiwillig monatlich abgeben, um schneller an dein Geld zu kommen (§ 18 Abs. 2a UStG). Die Wahl bindet für das ganze Jahr.

Fristen: 10. des Folgemonats und Dauerfristverlängerung

Die Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch beim Finanzamt sein, die Zahlung ist am selben Tag fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Für das 1. Quartal also bis 10. April, für den Monat Mai bis 10. Juni. Fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Mit einer Dauerfristverlängerung bekommst du auf Antrag einen Monat mehr Zeit (§ 46 UStDV). Monatszahler müssen dafür einmal im Jahr eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres leisten (§ 47 UStDV), die mit der Dezember-Voranmeldung verrechnet wird. Für Quartalszahler entfällt die Sondervorauszahlung.

Abgabe nur elektronisch: ELSTER oder Software

Papierformulare sind nur in Härtefällen erlaubt. Du hast drei Wege:

1. Mein ELSTER: das kostenlose Portal der Finanzverwaltung. Du trägst die Beträge selbst in das Formular ein. Das setzt voraus, dass du die Zahlen vorher sauber ermittelt hast.
2. Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Schnittstelle: Programme wie sevDesk berechnen die UStVA aus deinen Buchungen und senden sie direkt ans Finanzamt.
3. Steuerberater: übernimmt Buchhaltung und Übermittlung gegen Honorar.

So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung mit sevDesk

sevDesk ist eine Online-Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen. Sie läuft im Browser und als App, ohne Installation. Für die UStVA ist wichtig, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und richtig verbucht sind – die Voranmeldung selbst ist dann nur noch ein Auswertungsschritt. Der Ablauf sieht typischerweise so aus:

1. Ausgangsrechnungen schreiben: Rechnungen, die du in sevDesk erstellst, sind mit Steuersatz bereits erfasst.
2. Belege erfassen: Eingangsrechnungen und Quittungen hochladen oder fotografieren. Die Software liest Beträge und Steuersätze aus; du prüfst und ordnest eine Kategorie zu.
3. Bankkonto verbinden: Kontoumsätze werden abgerufen und den Rechnungen und Belegen zugeordnet. Das ist vor allem bei der Ist-Versteuerung wichtig, weil dort der Zahlungseingang zählt.
4. UStVA erstellen: Für den gewünschten Zeitraum berechnet sevDesk die Kennzahlen des amtlichen Formulars (zum Beispiel Umsätze zu 19 % und 7 %, Vorsteuer).
5. Prüfen und senden: Vorschau kontrollieren, dann über die integrierte ELSTER-Schnittstelle übermitteln. Das Übertragungsprotokoll zu den Unterlagen nehmen.

Die genauen Menüpunkte und der Funktionsumfang hängen vom gewählten Tarif ab und ändern sich mit Updates. Prüfe vor dem Abschluss, ob dein Tarif die Buchhaltung samt UStVA enthält – reine Rechnungstarife decken das bei vielen Anbietern nicht ab. Aktuelle Preise findest du direkt beim Anbieter; sie ändern sich zu oft, um sie hier verlässlich zu nennen.

Vorteile und Grenzen einer Software

• Vorteile: weniger Tipparbeit, automatische Berechnung, Fristerinnerungen, Export für den Steuerberater (z. B. im DATEV-Format), Belege digital an einem Ort.
• Grenzen: Die Software rechnet nur mit dem, was gebucht wurde. Falsche Kategorien, vergessene Belege oder Sonderfälle wie innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse-Charge-Leistungen (§ 13b UStG) oder gemischt genutzte Gegenstände musst du selbst richtig erfassen. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt beim Unternehmer.

Alternativen zu sevDesk sind andere Online-Programme wie Lexoffice oder klassische Desktop-Software. Einen Überblick über Hilfen für die Steuer bietet der Ratgeber Welche Steuersoftware hilft wirklich?

Soll- oder Ist-Versteuerung: Welche Rechnungen in welche UStVA?

Ob eine Rechnung in die Voranmeldung für Oktober oder für November gehört, hängt von deiner Versteuerungsart ab:

• Soll-Versteuerung (Regelfall): Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Zeitraums, in dem du die Leistung erbracht hast – egal, wann der Kunde zahlt. Du streckst also unter Umständen Steuer vor, die der Kunde noch nicht bezahlt hat.
• Ist-Versteuerung (auf Antrag): Die Umsatzsteuer entsteht erst, wenn das Geld eingeht. Möglich ist das nach § 20 UStG unter anderem bei einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 € im Vorjahr und für Freiberufler. Das schont die Liquidität.

Die Vorsteuer darfst du in beiden Fällen grundsätzlich abziehen, sobald Leistung und ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. In einer Software wie sevDesk legst du die Versteuerungsart in den Einstellungen fest; davon hängt ab, welche Buchungen in den jeweiligen Zeitraum fallen. Eine falsche Einstellung führt zu falschen Voranmeldungen, auch wenn jede einzelne Buchung stimmt.

Häufige Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung

• Vorsteuer aus Rechnungen ziehen, denen Pflichtangaben fehlen
• Rechnungen dem falschen Zeitraum zuordnen (Soll- statt Ist-Versteuerung oder umgekehrt)
• private Anteile, etwa beim Auto oder Handy, nicht berücksichtigen
• die Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung vergessen
• Korrekturen nicht melden: Fehler in einer abgegebenen UStVA werden mit einer berichtigten Voranmeldung für denselben Zeitraum korrigiert

Häufige Fragen

Quellen

1. § 18 UStG – Besteuerungsverfahren – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18.html
2. § 46 UStDV – Dauerfristverlängerung – https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__46.html
3. § 47 UStDV – Sondervorauszahlung – https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__47.html
4. Mein ELSTER – Portal der Finanzverwaltung – https://www.elster.de/eportal/start