Outsourcing für Gründer: Was Sie auslagern sollten – und was nicht

Was bedeutet Outsourcing?

Der Begriff setzt sich aus „outside resource using“ zusammen: Ein Unternehmen nutzt externe Ressourcen. Konkret lagern Sie eine Aufgabe, die bisher intern erledigt wurde oder erledigt werden müsste, an einen spezialisierten Dienstleister aus. Das kann eine einzelne Tätigkeit sein, etwa die Lohnabrechnung, oder ein ganzer Bereich wie Lager und Versand.

Gerade in der Gründungsphase ist Outsourcing oft keine Frage des Ob, sondern des Wie. Kaum ein junges Unternehmen kann sich für jede Aufgabe eigene Fachleute leisten. Wer alles selbst macht, verliert dagegen Zeit für das, womit das Unternehmen Geld verdient: Produkt, Vertrieb und Kunden.

Welche Aufgaben lassen sich auslagern?

Den Kern Ihres Geschäfts – das, was Sie von der Konkurrenz unterscheidet – sollten Sie dagegen in der Hand behalten. Ein Softwareunternehmen kann die Buchhaltung abgeben, aber kaum die Produktentwicklung.

Vorteile und Nachteile

Vorteile

• Kosten planbar: Statt Gehältern, Räumen und Ausstattung zahlen Sie nur für die tatsächlich genutzte Leistung. Fixkosten werden zu variablen Kosten.
• Fachwissen: Spezialisten erledigen Aufgaben oft schneller und fehlerfreier – etwa bei Steuerfristen oder IT-Sicherheit.
• Zeit: Sie können sich auf Produkt, Vertrieb und Kundenbeziehungen konzentrieren.
• Wachstum: Dienstleister können Mengen schnell hoch- oder herunterfahren, etwa im Weihnachtsgeschäft.

Nachteile und Risiken

• Abhängigkeit: Fällt der Dienstleister aus oder erhöht die Preise, trifft Sie das direkt.
• Weniger Kontrolle: Qualität und Kundenkontakt liegen teilweise in fremden Händen.
• Abstimmung: Übergaben, Anleitungen und Kontrolle kosten ebenfalls Zeit.
• Wissen bleibt draußen: Was extern erledigt wird, lernt Ihr Team nicht selbst.
• Ab einer gewissen Größe teurer: Bei hohem, gleichmäßigem Arbeitsvolumen kann eigenes Personal günstiger sein.

Rechtliches: Vertrag, Datenschutz, Scheinselbstständigkeit

• Vertrag: Legen Sie Leistungsumfang, Qualität (Service-Level, z. B. Erreichbarkeit), Preise, Haftung, Laufzeit und Kündigung schriftlich fest. Regeln Sie auch, wie Daten und Unterlagen bei Vertragsende zurückgegeben werden.
• Datenschutz: Verarbeitet der Dienstleister in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten – Kundendaten, Lohndaten, E-Mails –, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich gegenüber den Kunden bleiben Sie.
• Aufbewahrung: Auch wenn ein Dienstleister die Buchhaltung führt, müssen Bücher und Belege nach § 147 AO aufbewahrt werden und für das Finanzamt verfügbar sein.
• Scheinselbstständigkeit: Arbeiten Sie dauerhaft mit einer einzelnen Person, die wie ein Angestellter in Ihren Betrieb eingebunden ist und Weisungen folgt, kann die Rentenversicherung eine Beschäftigung annehmen (§ 7 SGB IV). Dann drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Im Zweifel klärt ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung die Lage.

So gehen Sie vor

1. Aufgaben sammeln: Notieren Sie eine Woche lang, wofür Sie Zeit aufwenden.
2. Kern und Rand trennen: Was bringt direkt Umsatz oder macht Ihr Angebot einzigartig? Das bleibt intern.
3. Kosten vergleichen: Eigene Stunden mit einem realistischen Stundensatz bewerten und den Angeboten gegenüberstellen.
4. Klein anfangen: Mit einer Aufgabe und kurzer Kündigungsfrist testen.
5. Regelmäßig prüfen: Mit wachsendem Umsatz ändert sich die Rechnung.

Outsourcing gehört schon in den Businessplan: Externe Kosten sollten in der Planung stehen. Mehr Hinweise für die Anfangszeit finden Sie in den Beiträgen Start-ups: Herausforderungen und Stolpersteine und zum Online-Steuerberater.

Häufige Fragen

Quellen

1. Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
2. § 7 SGB IV – Beschäftigung – https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__7.html
3. § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen – https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html