Outsourcing für Gründer: Was du auslagern solltest – und was nicht

Was bedeutet Outsourcing?

Der Begriff setzt sich aus „outside resource using“ zusammen: Ein Unternehmen nutzt externe Ressourcen. Konkret lagerst du eine Aufgabe, die bisher intern erledigt wurde oder erledigt werden müsste, an einen spezialisierten Dienstleister aus. Das kann eine einzelne Tätigkeit sein, etwa die Lohnabrechnung, oder ein ganzer Bereich wie Lager und Versand.

Gerade in der Gründungsphase ist Outsourcing oft keine Frage des Ob, sondern des Wie. Kaum ein junges Unternehmen kann sich für jede Aufgabe eigene Fachleute leisten. Wer alles selbst macht, verliert dagegen Zeit für das, womit das Unternehmen Geld verdient: Produkt, Vertrieb und Kunden.

Welche Aufgaben lassen sich auslagern?

Den Kern deines Geschäfts – das, was dich von der Konkurrenz unterscheidet – solltest du dagegen in der Hand behalten. Ein Softwareunternehmen kann die Buchhaltung abgeben, aber kaum die Produktentwicklung.

Vorteile und Nachteile

Vorteile

• Kosten planbar: Statt Gehältern, Räumen und Ausstattung zahlst du nur für die tatsächlich genutzte Leistung. Fixkosten werden zu variablen Kosten.
• Fachwissen: Spezialisten erledigen Aufgaben oft schneller und fehlerfreier – etwa bei Steuerfristen oder IT-Sicherheit.
• Zeit: Du kannst dich auf Produkt, Vertrieb und Kundenbeziehungen konzentrieren.
• Wachstum: Dienstleister können Mengen schnell hoch- oder herunterfahren, etwa im Weihnachtsgeschäft.

Nachteile und Risiken

• Abhängigkeit: Fällt der Dienstleister aus oder erhöht die Preise, trifft dich das direkt.
• Weniger Kontrolle: Qualität und Kundenkontakt liegen teilweise in fremden Händen.
• Abstimmung: Übergaben, Anleitungen und Kontrolle kosten ebenfalls Zeit.
• Wissen bleibt draußen: Was extern erledigt wird, lernt dein Team nicht selbst.
• Ab einer gewissen Größe teurer: Bei hohem, gleichmäßigem Arbeitsvolumen kann eigenes Personal günstiger sein.

Rechtliches: Vertrag, Datenschutz, Scheinselbstständigkeit

• Vertrag: Lege Leistungsumfang, Qualität (Service-Level, z. B. Erreichbarkeit), Preise, Haftung, Laufzeit und Kündigung schriftlich fest. Regle auch, wie Daten und Unterlagen bei Vertragsende zurückgegeben werden.
• Datenschutz: Verarbeitet der Dienstleister in deinem Auftrag personenbezogene Daten – Kundendaten, Lohndaten, E-Mails –, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich gegenüber den Kunden bleibst du.
• Aufbewahrung: Auch wenn ein Dienstleister die Buchhaltung führt, müssen Bücher und Belege nach § 147 AO aufbewahrt werden und für das Finanzamt verfügbar sein.
• Scheinselbstständigkeit: Arbeitest du dauerhaft mit einer einzelnen Person, die wie ein Angestellter in deinen Betrieb eingebunden ist und Weisungen folgt, kann die Rentenversicherung eine Beschäftigung annehmen (§ 7 SGB IV). Dann drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Im Zweifel klärt ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung die Lage.

So gehst du vor

1. Aufgaben sammeln: Notiere eine Woche lang, wofür du Zeit aufwendest.
2. Kern und Rand trennen: Was bringt direkt Umsatz oder macht dein Angebot einzigartig? Das bleibt intern.
3. Kosten vergleichen: Eigene Stunden mit einem realistischen Stundensatz bewerten und den Angeboten gegenüberstellen.
4. Klein anfangen: Mit einer Aufgabe und kurzer Kündigungsfrist testen.
5. Regelmäßig prüfen: Mit wachsendem Umsatz ändert sich die Rechnung.

Outsourcing gehört schon in den Businessplan: Externe Kosten sollten in der Planung stehen. Mehr Hinweise für die Anfangszeit findest du in den Beiträgen Start-ups: Herausforderungen und Stolpersteine und zum Online-Steuerberater.

Häufige Fragen

Quellen

1. Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
2. § 7 SGB IV – Beschäftigung – https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__7.html
3. § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen – https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html