Buchhaltungs- und Steuersoftware für Selbstständige: So findest du das passende Programm

Wer braucht Buchhaltungssoftware?

Jede Selbstständige und jeder Selbstständige muss Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen, Belege aufbewahren und Steuererklärungen elektronisch abgeben. Mit Tabellen und Papierordnern geht das bei wenigen Belegen noch, wird aber schnell fehleranfällig. Software spart vor allem Zeit bei wiederkehrenden Arbeiten: Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Umsatzsteuer melden.

Welche Software passt, hängt von drei Fragen ab:

• Gewinnermittlung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Bilanz mit doppelter Buchführung? Viele einfache Programme können nur die EÜR.
• Umsatzsteuer: Bist du Kleinunternehmer oder gibst du monatlich bzw. vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldungen ab?
• Steuerberater: Machst du alles selbst oder übergibst du die Daten an eine Kanzlei?

Diese Funktionen sind 2026 Pflicht oder fast Pflicht

E-Rechnung empfangen und erstellen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch andere Rechnungen schreiben, Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (Stand: Oktober 2026). Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen, müssen aber ebenfalls empfangen können. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Deine Software sollte E-Rechnungen deshalb einlesen, lesbar anzeigen und selbst erzeugen können.

Umsatzsteuervoranmeldung direkt übermitteln

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss elektronisch übermittelt werden. Gute Buchhaltungssoftware berechnet die Werte aus den Buchungen und sendet sie über die amtliche ELSTER-Schnittstelle, einschließlich Dauerfristverlängerung und Zusammenfassender Meldung bei EU-Umsätzen. Prüfe, ob das Programm die Kennzahlen nachvollziehbar anzeigt, bevor es sendet.

GoBD-konforme Belegablage

Digitale Belege müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar aufbewahrt werden. Das BMF hat die GoBD zuletzt am 14. Juli 2025 an die E-Rechnung angepasst. Fristen nach § 147 AO: Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre. Ein integriertes, revisionssicheres Archiv mit Protokoll über Änderungen ist deshalb ein wichtiges Kriterium. Hilfreich ist eine Verfahrensdokumentation, die viele Anbieter als Vorlage mitliefern.

Auswahlkriterien im Überblick

Cloud oder installiertes Programm?

Cloud-Lösungen laufen im Browser und als App, holen Bankdaten automatisch und werden ohne Zutun aktualisiert. Sie kosten meist eine monatliche Gebühr; deine Daten liegen beim Anbieter. Installierte Programme speichern die Daten auf deinem Rechner, brauchen aber regelmäßige Updates und eigene Datensicherungen. Für beide gilt: Prüfe vor Vertragsabschluss, wie du bei einem Wechsel an alle Buchungen und Belege kommen – die Aufbewahrungspflicht läuft weiter, auch wenn du kündigst.

Spezialfunktionen für bestimmte Betriebe

• Anlagenbuchhaltung: Wer viele Maschinen, Fahrzeuge oder IT-Geräte hat, braucht eine Software, die Zugänge, Abgänge und Abschreibungen über Jahre fortführt. Grundlagen: Anlagenbuchhaltung.
• Warenwirtschaft und Inventur: Händler, die eine permanente Inventur nutzen wollen, brauchen ein Warenwirtschaftssystem, das alle Zu- und Abgänge belegbar erfasst und Zählprotokolle speichert. Mehr dazu unter Inventur.
• Kasse: Elektronische Kassensysteme müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein (§ 146a AO). Die Kasse sollte ihre Daten an die Buchhaltung übergeben können.
• Lohn: Wer Mitarbeiter oder Minijobber beschäftigt, braucht ein Lohnprogramm oder einen Lohnbuchhalter; viele Buchhaltungsprogramme bieten das nur als Zusatz.

Steuersoftware und Mein ELSTER

Buchhaltungssoftware erstellt die laufende Buchführung und meist auch die Anlage EÜR. Für Einkommensteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuer-Jahreserklärung brauchst du entweder eine Steuersoftware oder das kostenlose Portal Mein ELSTER der Finanzverwaltung. Das frühere Programm ElsterFormular gibt es nicht mehr. Mein ELSTER rechnet nichts vor und gibt keine Tipps; kommerzielle Steuerprogramme führen per Interview durch die Erklärung. Eine Einordnung findest du im Beitrag Welche Steuersoftware hilft wirklich?

Häufige Fragen

Quellen

1. BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
2. BMF-Schreiben vom 14.07.2025 – GoBD, 2. Änderung – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html
3. § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen – https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html