Zahlungsverzug und Mahnwesen: Ablauf von der Erinnerung bis zum Mahnbescheid

Wann tritt Zahlungsverzug ein?

Zahlungsverzug bedeutet: Der Schuldner zahlt eine fällige Forderung schuldhaft nicht rechtzeitig. Die Voraussetzungen stehen in § 286 BGB. Wichtig ist zuerst die Fälligkeit: Ist nichts vereinbart, ist eine Zahlung nach § 271 BGB sofort fällig. Steht auf der Rechnung ein Zahlungsziel („zahlbar innerhalb von 14 Tagen“), ist sie erst dann fällig.

Fällig heißt aber noch nicht in Verzug. Verzug tritt ein:

• durch eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB),
• ohne Mahnung, wenn für die Zahlung ein Termin nach dem Kalender bestimmt ist, etwa „zahlbar bis 31. Oktober 2026“ oder die Miete zum dritten Werktag (§ 286 Abs. 2 BGB), oder wenn der Schuldner ernsthaft und endgültig verweigert zu zahlen,
• spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.

Kein Verzug liegt vor, wenn der Schuldner die Verspätung nicht zu vertreten hat oder wenn er zu Recht die Zahlung zurückhält, zum Beispiel weil die Ware mangelhaft ist.

Was du als Gläubiger im Verzug verlangen darfst

• Verzugszinsen nach § 288 BGB: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn ein Verbraucher beteiligt ist, sonst 9 Prozentpunkte. Bei einem Basiszinssatz von 1,52 % (seit 1. Juli 2026) sind das 6,52 % bzw. 10,52 % pro Jahr. Details und Rechenbeispiele findest du unter Verzugszinsen.
• 40 Euro Verzugspauschale (§ 288 Abs. 5 BGB), aber nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist.
• Ersatz des Verzugsschadens, etwa Porto für Mahnungen oder Anwaltskosten. Kosten für die erste, verzugsbegründende Mahnung sind nicht ersatzfähig, weil der Schuldner da noch nicht in Verzug war.

Pauschale Mahngebühren dürfen nur die tatsächlichen Kosten wie Papier und Porto abdecken; eigene Arbeitszeit zählt nicht. Gerichte halten deshalb meist nur geringe Beträge von etwa 1 bis 3 Euro pro Mahnung für angemessen. Wann Verbraucher Mahngebühren zahlen müssen, erklärt der Beitrag Muss ich Mahngebühren zahlen?

Das außergerichtliche Mahnwesen Schritt für Schritt

Unter kaufmännischem Mahnwesen versteht man die Abläufe, mit denen ein Unternehmen offene Forderungen im Blick behält und eintreibt. In der Buchhaltung gehört es zur Debitorenbuchhaltung. Bewährt hat sich folgender Ablauf:

1. Zahlungseingänge prüfen: Gleiche offene Posten regelmäßig mit dem Konto ab, am besten wöchentlich.
2. Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit: freundlich, ohne Gebühren. Oft wurde die Rechnung einfach übersehen. Rechtlich ist auch eine eindeutige Zahlungserinnerung bereits eine Mahnung.
3. Mahnung mit Frist: klare Aufforderung zur Zahlung bis zu einem Datum, meist 7 bis 14 Tage. Ab jetzt ist der Schuldner spätestens in Verzug.
4. Letzte Mahnung (freiwillig): mit Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder eines Inkassobüros.
5. Gerichtliches Mahnverfahren oder Klage.

Mahnung – Rechnung Nr. 2026-117 vom 1. September 2026

Sehr geehrte Frau Muster,

für unsere Leistung vom 28. August 2026 haben wir Ihnen 850,00 Euro berechnet. Der Betrag war am 15. September 2026 fällig. Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 23. Oktober 2026 auf das in der Rechnung genannte Konto.

Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.

Haben Sie bereits gezahlt, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO ist ein schneller und günstiger Weg zu einem vollstreckbaren Titel, wenn der Schuldner die Forderung nicht ernsthaft bestreitet. Es gilt für Geldforderungen in Euro. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung wirklich besteht.

Schritt 1: Antrag auf Mahnbescheid

Den Antrag stellst du beim zentralen Mahngericht deines Bundeslandes, am einfachsten online über das Portal online-mahnantrag.de. Rechtsanwälte und Inkassodienstleister müssen den Antrag elektronisch einreichen. Ein Anwalt ist nicht nötig.

Schritt 2: Zustellung und Widerspruch (2 Wochen)

Das Gericht stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu. Er hat ab Zustellung zwei Wochen Zeit, um zu zahlen oder Widerspruch einzulegen (§ 692 ZPO). Der Widerspruch braucht keine Begründung. Ein verspäteter Widerspruch wird noch berücksichtigt, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist (§ 694 ZPO).

Legt der Schuldner Widerspruch ein, wird die Sache auf Antrag an das zuständige Streitgericht abgegeben und dort wie eine Klage verhandelt.

Schritt 3: Vollstreckungsbescheid

Zahlt der Schuldner nicht und widerspricht auch nicht, beantragst du nach Ablauf der Widerspruchsfrist den Vollstreckungsbescheid (§ 699 ZPO). Das musst du innerhalb von sechs Monaten ab Zustellung des Mahnbescheids tun, sonst verliert er seine Wirkung (§ 701 ZPO).

Schritt 4: Einspruch (2 Wochen)

Der Vollstreckungsbescheid steht einem Versäumnisurteil gleich (§ 700 ZPO). Der Schuldner kann binnen zwei Wochen ab Zustellung Einspruch einlegen. Dann geht das Verfahren ebenfalls ins streitige Verfahren vor Gericht. Ohne Einspruch wird der Bescheid rechtskräftig.

Schritt 5: Zwangsvollstreckung

Mit dem Vollstreckungsbescheid kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen oder Lohn und Konto pfänden lassen. Der Titel gilt 30 Jahre. Bei der Pfändung bleibt dem Schuldner ein Freibetrag, mehr dazu unter Pfändungsfreigrenze.

Was kostet das gerichtliche Mahnverfahren?

Für den Mahnbescheid fällt eine 0,5 Gerichtsgebühr nach dem Gerichtskostengesetz an, mindestens 38 Euro (Nr. 1100 KV GKG, seit 1. Juni 2025). Die Gebühr hängt vom Streitwert ab. Für den Vollstreckungsbescheid fällt keine weitere Gerichtsgebühr an. Diese Kosten muss am Ende der Schuldner tragen, wenn die Forderung besteht.

Stand: Oktober 2026, berechnet nach Anlage 2 zum GKG (Gebührentabelle). Anwaltskosten kommen hinzu, falls du einen Anwalt beauftragst.

Verjährung im Blick behalten

Die meisten Zahlungsansprüche verjähren in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Eine Rechnung aus dem Jahr 2023 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Eine einfache Mahnung stoppt die Verjährung nicht. Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt sie dagegen (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Mehr dazu unter Verjährung. Sitzt der Schuldner in einem anderen EU-Staat, hilft das Europäische Mahnverfahren.

Zahlungsverzug vermeiden: Tipps für Unternehmer

• Rechnungen sofort schreiben und ein konkretes Fälligkeitsdatum angeben.
• Bei Verbrauchern den Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen in die Rechnung aufnehmen.
• Bei Neukunden und großen Aufträgen Anzahlungen oder Abschlagszahlungen vereinbaren.
• Offene Posten wöchentlich prüfen und konsequent, aber höflich nachfassen.
• Bei echten Zahlungsschwierigkeiten des Kunden eine schriftliche Ratenzahlung vereinbaren. Eine Abschlagszahlung oder ein Anerkenntnis lässt die Verjährung neu beginnen.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 286 BGB – Verzug des Schuldners – https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__286.html
2. § 692 ZPO – Mahnbescheid – https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__692.html
3. § 700 ZPO – Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid – https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__700.html
4. GKG Anlage 1 (Kostenverzeichnis, Nr. 1100) – https://www.gesetze-im-internet.de/gkg_2004/anlage_1.html
5. GKG Anlage 2 (Gebührentabelle) – https://www.gesetze-im-internet.de/gkg_2004/anlage_2.html