Mahnung ohne Rechnung: Muss ich Mahngebühren zahlen?

Eine Mahnung im Briefkasten, aber nie eine Rechnung gesehen: Das ärgert viele und wirft sofort die Frage auf, ob man jetzt Gebühren zahlen muss. Die kurze Antwort lautet: Die eigentliche Forderung bleibt bestehen, wenn du die Ware oder Leistung bekommen hast. Für die erste Mahnung dürfen aber in aller Regel keine Mahngebühren verlangt werden. Hier erfährst du, warum das so ist, wer was beweisen muss und wie du richtig reagierst.

Darf man ohne Rechnung gemahnt werden?

Ja. Ein weit verbreiteter Irrtum lautet, eine Mahnung sei ohne vorherige Rechnung „ungültig“. Das stimmt so nicht. Hast du etwas gekauft oder eine Leistung in Anspruch genommen, ist der Preis im Zweifel sofort fällig (§ 271 BGB). Eine Rechnung ist für die Fälligkeit meist keine Voraussetzung.

Eine Mahnung ist rechtlich nichts anderes als die eindeutige Aufforderung des Gläubigers, eine fällige Zahlung zu leisten. Sie kann deshalb auch die allererste Zahlungsaufforderung sein. Wer auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt, gerät in Verzug (§ 286 BGB).

Es gibt Ausnahmen, bei denen erst die Rechnung die Zahlung fällig macht:

• Bauverträge und viele Handwerkerarbeiten am Bau: Die Vergütung wird erst fällig, wenn das Werk abgenommen ist und du eine prüffähige Schlussrechnung erhalten hast (§ 650g Abs. 4 BGB).
• Vertragliche Vereinbarung: Steht im Vertrag, dass erst nach Rechnungsstellung gezahlt wird, gilt das.

Bin ich schon in Verzug? Die vier typischen Fälle

Ob Mahngebühren, Verzugszinsen oder Inkassokosten verlangt werden dürfen, hängt fast immer davon ab, ob du bereits in Verzug warst. Prüfe deinen Fall an dieser Übersicht:

Ein einseitig in die Rechnung geschriebenes Zahlungsziel reicht also für Verbraucher nicht aus, um ohne Mahnung in Verzug zu kommen. Anders ist es nur, wenn der Termin schon im Vertrag nach dem Kalender bestimmt war. Gegenüber Unternehmen gilt die 30-Tage-Regel auch ohne besonderen Hinweis.

Mahngebühren: Was die erste Mahnung kosten darf

Mahngebühren sind kein Bußgeld, sondern Schadensersatz wegen Verzugs (§ 280 Abs. 2 und § 286 BGB). Daraus folgt:

• Erste Mahnung: Sie begründet den Verzug erst. Die Kosten dafür entstehen also, bevor du in Verzug warst, und sind deshalb in der Regel nicht ersatzfähig. Das gilt unabhängig davon, ob vorher eine Rechnung kam oder nicht.
• Jede weitere Mahnung: Jetzt bist du in Verzug. Der Gläubiger darf aber nur seine tatsächlichen Sachkosten verlangen, etwa Porto, Papier und Druck. Arbeitszeit, Personal- und allgemeine Verwaltungskosten zählen nicht.
• Höhe: Der Bundesgerichtshof hat eine Mahnpauschale von 2,50 € in den Bedingungen eines Energieversorgers beanstandet, weil sie Verwaltungsaufwand enthielt (Urteil vom 26.06.2019, VIII ZR 95/18). Gerichte halten meist nur wenige Euro je Mahnschreiben für angemessen, oft zwischen etwa 1 € und 2,50 €. Pauschalen von 5 €, 10 € oder 20 € sind gegenüber Verbrauchern in der Regel zu hoch.

Zusätzlich zu den Mahnkosten darf der Gläubiger ab Verzugseintritt Verzugszinsen verlangen. Die Höhe hängt am Basiszinssatz:

Rechnung nicht erhalten: Wer trägt die Beweispflicht?

Will der Gläubiger Verzugsfolgen geltend machen, muss er beweisen, dass die Voraussetzungen vorliegen. Beruft er sich auf eine Rechnung mit 30-Tage-Hinweis oder auf eine frühere Mahnung, muss er den Zugang beweisen. Das gilt für Briefe ebenso wie für E-Mails.

• Dass ein einfacher Brief abgeschickt wurde, beweist nicht, dass er angekommen ist. Ein Sendeprotokoll oder ein Eintrag in der Buchhaltungssoftware reicht dafür nicht sicher aus.
• Auch bei E-Mails zeigt die Absendebestätigung nicht, dass die Nachricht im Postfach angekommen ist.
• Kann der Gläubiger den Zugang einer früheren Mahnung nicht beweisen, warst du zu diesem Zeitpunkt nicht in Verzug. Kosten für diese Zeit muss er dann tragen.

Die Beweislast hilft dir aber nur bei den Nebenkosten. Die Mahnung, die du jetzt in der Hand hältst, ist ja angekommen. Zahlst du den berechtigten Betrag darauf nicht, gerätst du ab jetzt in Verzug. Bei Geschäften zwischen Unternehmen gilt außerdem eine Sonderregel: Ist unsicher, ob und wann die Rechnung zuging, tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Erhalt der Leistung ein (§ 286 Abs. 3 BGB).

Keine Rechnung erhalten: Muss ich mich melden?

Eine gesetzliche Pflicht, eine fehlende Rechnung von sich aus anzufordern, gibt es für Verbraucher nicht. Trotzdem ist es klug, dich zu melden, wenn du weißt, dass noch etwas offen ist, etwa nach einem Handwerkereinsatz, einer Arztbehandlung oder einer Bestellung auf Rechnung. So vermeidest du spätere Mahnungen und Streit.

Wichtig zu wissen:

• Die Forderung verschwindet nicht. Bekommst du lange keine Rechnung, kann der Anbieter trotzdem später noch abrechnen, solange die Forderung nicht verjährt ist. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
• Bezahlt, aber keine Rechnung erhalten: Hast du schon gezahlt, etwa per Vorkasse, kannst du eine Quittung verlangen (§ 368 BGB). Als Unternehmer hast du bei Leistungen für dein Unternehmen außerdem Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung, damit du die Vorsteuer abziehen kannst.
• Mahnung ohne Rechnungsnummer: Fehlen Rechnungsnummer, Datum oder Leistungsbeschreibung, kannst du nicht prüfen, wofür du zahlen sollst. Fordere dann eine Rechnung oder Aufstellung an, bevor du zahlst.

So reagierst du richtig auf eine Mahnung ohne Rechnung

1. Echtheit prüfen. Kennst du den Absender? Passt der Betrag zu einem tatsächlichen Kauf oder Vertrag? Stimmen Name, Kundennummer und Bankverbindung mit früheren Schreiben überein? Mehr dazu weiter unten.
2. Unterlagen sichten. Durchsuche Briefpost, E-Mail-Postfach, Spam-Ordner und Kundenkonto. Viele Firmen stellen Rechnungen nur noch online bereit.
3. Rechnung anfordern. Schreib dem Absender, dass du keine Rechnung erhalten hast, und bitte um Zusendung. Nutze die Kontaktdaten aus deinen eigenen Unterlagen, nicht aus der verdächtigen Mahnung.
4. Berechtigten Betrag zahlen. Ist klar, dass du die Leistung erhalten hast und der Betrag stimmt, überweise den Hauptbetrag innerhalb der genannten Frist. Vermerke, dass du die Mahngebühren nicht anerkennen.
5. Gebühren schriftlich zurückweisen. Begründe kurz, warum du nicht in Verzug warst. Bewahre eine Kopie und einen Versandnachweis auf, zum Beispiel ein Einwurf-Einschreiben.

Ein „Widerspruch“ gegen eine normale Mahnung ist rechtlich kein förmlicher Rechtsbehelf. Es reicht, die Gebühren schriftlich zurückzuweisen. Förmlich widersprechen musst du erst, wenn ein gerichtlicher Mahnbescheid kommt.

Musterbrief: Rechnung nie erhalten, Mahngebühr zurückweisen

Pass die Angaben in eckigen Klammern an und wähle Variante A oder B.

Dein Name
Straße Hausnummer
PLZ Ort

An
Firma / Gläubiger
Straße Hausnummer
PLZ Ort

Ort, Datum

Ihre Mahnung vom [Datum], Kundennummer / Vorgang [Nummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Mahnung vom [Datum] habe ich erhalten. Eine Rechnung zu diesem Vorgang ist mir bisher nicht zugegangen. Bitte senden Sie mir die Rechnung mit allen Einzelpositionen zu, damit ich die Forderung prüfen kann.

[Variante A, Forderung ist nachvollziehbar:]
Den Rechnungsbetrag von [Betrag] Euro habe ich heute auf Ihr Konto [IBAN laut Mahnung] überwiesen. Die Zahlung erfolgt ohne Anerkennung der geltend gemachten Mahngebühren und sonstigen Nebenkosten.

[Variante B, Forderung ist unklar:]
Nach Eingang und Prüfung der Rechnung werde ich den berechtigten Betrag umgehend begleichen.

Die geforderte Mahngebühr von [Betrag] Euro weise ich zurück. Mangels Rechnung und vorheriger Mahnung befand ich mich nicht in Verzug. Ihr Schreiben ist daher die erste Zahlungsaufforderung, für die keine Kosten verlangt werden können.

Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang dieses Schreibens.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Echte Mahnung oder Betrug?

Gefälschte Mahnungen und Inkassoschreiben sind ein verbreitetes Betrugsmodell, per Brief und noch häufiger per E-Mail. Oft geben sich die Absender als bekannte Händler, Paketdienste oder E-Mail-Anbieter aus. Warnsignale sind:

• Sie können keinem Kauf oder Vertrag zugeordnet werden.
• Die E-Mail enthält einen Anhang als ZIP-Datei oder einen Link zu einer „Rechnungsübersicht“, und du sollst dort Daten eingeben.
• Die Bankverbindung liegt im Ausland oder weicht von früheren Rechnungen ab.
• Es wird mit Haft, Schufa-Eintrag „noch heute“ oder Pfändung binnen Stunden gedroht.
• Ein angebliches Inkassounternehmen ist nicht im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen. Seriöse Inkassodienstleister müssen dort registriert sein, die Suche unter rechtsdienstleistungsregister.de ist kostenlos.

Öffne bei Zweifeln keine Anhänge und klicke keine Links an. Melde dich beim angeblichen Gläubiger über die dir bekannte Adresse oder Telefonnummer. Bei Betrugsverdacht kannst du Anzeige bei der Polizei erstatten.

Inkasso: Welche Kosten sind erlaubt?

Gibt der Gläubiger die Forderung an ein Inkassounternehmen oder eine Anwaltskanzlei, kommen weitere Kosten hinzu. Auch diese musst du nur tragen, wenn du bereits in Verzug warst, als das Inkassounternehmen beauftragt wurde. Kommt das allererste Schreiben gleich vom Inkassobüro, sind dessen Kosten in der Regel nicht ersatzfähig.

Für unbestrittene Forderungen gegenüber Verbrauchern sind die Inkassokosten seit Oktober 2021 begrenzt:

• Bei Forderungen bis 50 € beträgt die Geschäftsgebühr höchstens 31,50 € (§ 13 Abs. 2 RVG, Stand: Oktober 2026), zuzüglich Auslagen.
• Bei höheren Forderungen ist die Gebühr nach dem Gegenstandswert gestaffelt und im einfachen Fall gedeckelt. Wird die Forderung gleich nach dem ersten Schreiben bezahlt, ist oft nur eine niedrige Gebühr angemessen.
• Gläubiger und Inkassounternehmen dürfen dieselbe Arbeit nicht doppelt abrechnen. Mahnkosten des Gläubigers und Inkassogebühren werden nicht beliebig addiert.

Hältst du die Forderung für unberechtigt, bestreite sie schriftlich gegenüber dem Inkassounternehmen und begründe das kurz. Ignorieren ist die schlechteste Lösung, denn der nächste Schritt ist oft der gerichtliche Mahnbescheid.

Gerichtlicher Mahnbescheid: Zwei Wochen Frist

Ein gerichtlicher Mahnbescheid kommt per förmlicher Zustellung in einem gelben Umschlag vom zentralen Mahngericht. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung tatsächlich besteht, es prüft nur die Form. Deshalb ist jetzt Handeln gefragt:

• Widerspruch innerhalb von zwei Wochen ab Zustellung (§ 692 ZPO). Nutze den beigefügten Vordruck. Der Widerspruch braucht keine Begründung und kann sich auf einen Teil der Forderung beschränken, zum Beispiel nur auf die Mahn- und Inkassokosten.
• Kein Widerspruch: Der Gläubiger kann einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dagegen bleibt nur noch der Einspruch, ebenfalls binnen zwei Wochen. Danach kann der Gläubiger pfänden lassen.
• Nach einem Widerspruch muss der Gläubiger klagen, wenn er sein Geld will. Dann prüft ein Gericht die Forderung inhaltlich.

Der Mahnbescheid ersetzt außerdem eine Mahnung: Mit seiner Zustellung bist du spätestens in Verzug. Die Gerichtsgebühr für den Antrag beträgt mindestens 38 € und wird bei berechtigter Forderung dir auferlegt. Wie das gerichtliche Verfahren aus Sicht des Gläubigers abläuft, liest du unter Zahlungsverzug und Mahnverfahren.

Tipps für Rechnungssteller: Zugang nachweisbar machen

Bist du selbst derjenige, der auf sein Geld wartet, vermeidest du Streit über die „nie erhaltene Rechnung“ so:

• Zahlungstermin im Vertrag vereinbaren, nicht nur auf die Rechnung schreiben. Dann tritt Verzug ohne Mahnung ein.
• Hinweis für Verbraucher aufnehmen: „Wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen, geraten Sie in Verzug.“
• Zugang belegen: Wichtige Mahnungen per Einwurf-Einschreiben mit Auslieferungsbeleg oder durch einen Boten mit Zeugen zustellen. Bei E-Mails um Bestätigung bitten und Kundenkonten mit Abruf-Protokoll nutzen.
• Nur angemessene Mahnkosten berechnen. Überhöhte Pauschalen sind unwirksam und kosten dich im Streitfall mehr, als sie bringen.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 286 BGB – Verzug des Schuldners – https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__286.html
2. § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden – https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__288.html
3. § 692 ZPO – Inhalt des Mahnbescheids (Widerspruchsfrist) – https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__692.html
4. § 13 RVG – Gebühren bei Inkassodienstleistungen – https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__13.html
5. Verbraucherzentrale: Gerichtliches Mahnverfahren – https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/geld-versicherungen/kredit-schulden-insolvenz/gerichtliches-mahnverfahren-einleiten-so-kommen-sie-an-ihr-geld-31119