Was sind Kreditoren? Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt

Was sind Kreditoren?

Kreditoren sind Gläubiger eines Unternehmens: Lieferanten und Dienstleister, die eine Leistung erbracht haben und dafür noch Geld bekommen. Solange die Rechnung offen ist, hat das Unternehmen eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor.

Der Begriff kommt vom lateinischen credere (glauben, vertrauen). Der Lieferant „vertraut“ darauf, dass du später zahlst, und gewährt dir damit faktisch einen kurzen Kredit: Du bekommst die Ware heute und zahlst zum Beispiel erst in 30 Tagen. Mit einem Bankkredit hat der Kreditor also nur im übertragenen Sinn zu tun.

Typische Kreditoren sind:

• Lieferanten von Waren, Rohstoffen und Material
• Dienstleister wie Reinigungsfirma, Werbeagentur, IT-Betreuer oder Steuerberater
• Vermieter, Energieversorger, Telefon- und Internetanbieter
• Handwerker, Spediteure und Subunternehmer

Kreditor und Debitor: der Unterschied mit Eselsbrücke

Das Gegenstück zum Kreditor ist der Debitor: ein Kunde, der dir Geld schuldet. Aus Sicht des Unternehmens gilt:

Ein und dieselbe Firma kann übrigens beides sein: Kaufst du bei einem Großhändler ein und verkaufst ihm gleichzeitig etwas, führt die Buchhaltung ihn als Kreditor und als Debitor.

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung (auch Lieferantenbuchhaltung oder Accounts Payable) erfasst und verwaltet alle Eingangsrechnungen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern – vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung. Sie ist ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung.

Für jeden Lieferanten wird ein eigenes Personenkonto (Kreditorenkonto) geführt. Darauf siehst du jederzeit, welche Rechnungen offen sind und was bereits bezahlt wurde. Im Hauptbuch der doppelten Buchführung laufen alle Kreditorenkonten auf einem Sammelkonto zusammen:

• SKR 03: Konto 1600 „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“
• SKR 04: Konto 3300 „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“

In DATEV-basierten Systemen erhalten Kreditoren üblicherweise Kontonummern im Bereich 70000 bis 99999, Debitoren den Bereich 10000 bis 69999. Welcher Kontenrahmen verwendet wird, entscheidet das Unternehmen bzw. die Steuerkanzlei.

In der Bilanz erscheinen die offenen Lieferantenrechnungen auf der Passivseite unter „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (§ 266 Abs. 3 HGB, Posten C. 4).

Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

1. Stammdaten pflegen: Name, Anschrift, Bankverbindung, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Zahlungsbedingungen. Lieferanten, bei denen nur einmal eingekauft wird, laufen oft gesammelt über ein CpD-Konto („Conto pro Diverse“).
2. Rechnungen prüfen: sachlich (wurde die Leistung bestellt und erbracht?), rechnerisch (stimmen Menge, Preis, Summe?) und formal (sind alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten?). Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug.
3. Buchen (Kontieren): Aufwand bzw. Wareneingang, Vorsteuer und Verbindlichkeit auf die richtigen Konten buchen.
4. Zahlungen vorbereiten: Fälligkeiten überwachen, Skonto nutzen, Zahlungsläufe erstellen und freigeben lassen.
5. Offene Posten verwalten: Zahlungen den Rechnungen zuordnen, Gutschriften und Teilzahlungen verrechnen, Differenzen mit Lieferanten klären.
6. Abstimmen und abschließen: Kreditorensalden mit dem Hauptbuch abstimmen, zum Monats- und Jahresabschluss Saldenlisten erstellen, ggf. Saldenbestätigungen einholen.
7. Archivieren: Rechnungen nach den Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung aufbewahren.

Ablauf mit Buchungsbeispiel

So läuft ein typischer Vorgang ab: Rechnung geht ein → wird geprüft → gebucht → zur Zahlung freigegeben → bezahlt → der offene Posten wird ausgeglichen.

1. Rechnungseingang: Wareneingang 1.000 € und Vorsteuer 190 € an Verbindlichkeiten aus L. u. L. 1.190 €.
2. Zahlung mit Skonto (2 % von 1.190 € = 23,80 €): Verbindlichkeiten aus L. u. L. 1.190 € an Bank 1.166,20 €, an Erhaltene Skonti 20,00 € und an Vorsteuer 3,80 €.

Die Vorsteuer muss beim Skontoabzug anteilig korrigiert werden, weil sich das Entgelt verringert hat. Wer die Grundlagen der Buchungssätze auffrischen möchte, findet sie unter Soll und Haben.

E-Rechnung: Was sich für die Kreditorenbuchhaltung ändert

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027. Für die Kreditorenbuchhaltung heißt das: Eingangsrechnungen kommen zunehmend als Datensatz, der sich automatisch auslesen, prüfen und buchen lässt. Ein einfaches PDF gilt nach neuem Recht als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.

Typische Fehler und Betrugsfallen

• Doppelzahlungen: dieselbe Rechnung wird zweimal erfasst, etwa als Papier und als E-Mail.
• Skonto verschenkt: Rechnungen bleiben zu lange liegen. 2 % Skonto für 20 Tage frühere Zahlung entsprechen umgerechnet einem Jahreszins von gut 36 %.
• Gefälschte Rechnungen und geänderte Bankdaten: Betrüger schicken echt wirkende Rechnungen oder melden eine „neue IBAN“ eines bekannten Lieferanten. Änderungen von Bankverbindungen immer telefonisch über eine bekannte Nummer bestätigen lassen. Seit Oktober 2025 prüfen Banken im Euroraum zusätzlich, ob Empfängername und IBAN zusammenpassen.
• Fehlende Pflichtangaben: Fehlt etwas nach § 14 UStG, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Dann eine berichtigte Rechnung anfordern.

Kennzahl: Kreditorenlaufzeit

Wie schnell ein Unternehmen seine Lieferanten bezahlt, zeigt die Kreditorenlaufzeit (auch Lieferantenziel, englisch Days Payables Outstanding). Sie gibt an, wie viele Tage im Durchschnitt zwischen Rechnungseingang und Zahlung liegen.

Kreditorenlaufzeit in Tagen = Verbindlichkeiten aus L. u. L. ÷ Wareneinsatz bzw. Materialaufwand × 365

Eine lange Laufzeit schont kurzfristig die Liquidität, kann aber auf Zahlungsprobleme hindeuten und kostet oft Skonto. Eine sehr kurze Laufzeit bindet unnötig früh Geld. Sinnvoll ist, Fälligkeiten auszuschöpfen und Skonto dort zu nutzen, wo es sich lohnt.

Kreditorenbuchhaltung auslagern: Anbieter und Teilleistungen

Gerade kleine Unternehmen geben die Kreditorenbuchhaltung ganz oder teilweise ab. Möglich sind zum Beispiel nur das Erfassen und Buchen der Eingangsrechnungen, nur der Zahlungsverkehr oder die komplette Lieferantenbuchhaltung. Anbieter sind Steuerberatungskanzleien und selbstständige Buchhalter.

Selbstständige Buchhalter ohne Steuerberaterzulassung dürfen nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG laufende Geschäftsvorfälle buchen, Kontenpläne anlegen und die laufende Lohnabrechnung machen – vorausgesetzt, sie haben eine kaufmännische Abschlussprüfung (oder gleichwertige Vorbildung) und mindestens drei Jahre Praxis im Buchhaltungswesen. Abschlüsse und Steuererklärungen bleiben Steuerberatern vorbehalten. Viele Selbstständige erledigen das Erfassen der Belege heute selbst mit einer Buchhaltungssoftware und übergeben die Daten an die Kanzlei.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 266 HGB – Gliederung der Bilanz – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__266.html
2. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
3. § 6 StBerG – Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen – https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__6.html