lexoffice (heute Lexware Office): Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Wer nach „lexoffice“ sucht, landet heute bei Lexware Office. Das Online-Programm für Rechnungen und Buchhaltung des Freiburger Herstellers Haufe-Lexware gibt es seit 2012, seit 2024 trägt es den neuen Namen. Funktionen und bestehende Verträge sind laut Hersteller gleich geblieben. Hier liest du neutral, was die Software kann, für wen sie sich eignet und worauf Kleinunternehmer und Selbstständige bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten sollten.

Was ist lexoffice bzw. Lexware Office?

Lexware Office ist eine Cloud-Software: Du arbeitest im Browser oder in der App für iOS und Android, eine Installation auf dem PC ist nicht nötig. Deine Daten liegen auf den Servern des Anbieters. Im Unterschied zu den klassischen Lexware-Desktop-Programmen bezahlst du kein einmaliges Lizenzpaket, sondern ein laufendes Abo.

Ursprünglich war lexoffice vor allem ein Rechnungsprogramm. Inzwischen deckt es weite Teile der laufenden Buchhaltung ab, von Angebot und Rechnung über die Belegerfassung bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Funktionsumfang im Überblick

Laut Hersteller (Stand: Oktober 2026) bietet Lexware Office unter anderem diese Funktionen. Welche davon enthalten sind, hängt vom gewählten Paket ab:

Funktionen und Paketzuschnitt ändern sich regelmäßig. Prüfe vor dem Abschluss auf der Herstellerseite, ob die Funktionen, die du brauchst, im gewünschten Paket enthalten sind. Preise nennen wir hier bewusst nicht, weil sie sich häufig ändern.

Eignet sich lexoffice für Kleinunternehmer?

Für Kleinunternehmer ist vor allem wichtig, dass die Software Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem nötigen Hinweis auf die Steuerbefreiung erstellt. Das ist in Lexware Office möglich: Du hinterlegst die Kleinunternehmerregelung in den Einstellungen, die Rechnungen werden dann ohne Steuerausweis erzeugt.

Zur Einordnung, was für Kleinunternehmer gilt (Stand: Oktober 2026):

• Umsatzgrenzen: Kleinunternehmer ist, wessen Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 UStG).
• Rechnungsangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV).
• E-Rechnung empfangen: Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, die Datei muss aber lesbar gemacht und aufbewahrt werden.
• E-Rechnung ausstellen: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier verschicken. Für alle anderen Unternehmen endet die Übergangszeit gestaffelt: ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.

Wer als Kleinunternehmer kaum Belege hat und nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, kommt auch mit einer einfachen Lösung aus. Ein Programm lohnt sich vor allem, wenn du Zeit beim Abgleich von Zahlungen sparen oder die EÜR direkt aus den Daten erstellen willst. Tipps dazu findest du unter Buchhaltungstipps für Kleinunternehmer.

Vorteile und Nachteile

Testversion und Konto anlegen

Lexware Office lässt sich laut Hersteller 30 Tage kostenlos testen. Der Test endet danach automatisch, ohne dass ein Abo entsteht. So gehst du beim Testen sinnvoll vor:

1. Konto auf der Herstellerseite mit E-Mail-Adresse anlegen.
2. Firmendaten, Steuernummer und Besteuerungsart eintragen, als Kleinunternehmer die Kleinunternehmerregelung auswählen.
3. Eine Rechnungsvorlage mit Logo und Bankverbindung einrichten und eine Testrechnung erstellen.
4. Geschäftskonto anbinden und prüfen, ob Zahlungen richtig zugeordnet werden.
5. Einige echte Belege per App erfassen und die Auswertungen ansehen.
6. Vor Ablauf entscheiden: Abo abschließen oder die Testdaten exportieren.

Worauf du bei jedem Rechnungsprogramm achten solltest

Ob Lexware Office, sevDesk oder ein anderes Programm: Diese Punkte entscheiden, ob eine Software zu dir passt.

• GoBD-tauglich: Rechnungen und Belege müssen unveränderbar archiviert werden. Buchungsbelege sind acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 AO). Kläre, wie du nach einer Kündigung an deine Daten kommst.
• E-Rechnung: Die Software sollte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD lesen und erstellen können.
• Steuerberater: Arbeitet dein Steuerberater mit DATEV, ist ein sauberer Export wichtig.
• Datenschutz: Frag nach Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Kündigungsfrist und Paketwechsel: Lies die Vertragsbedingungen, bevor du ein Jahresabo abschließt.

Einen Vergleich mit einem Wettbewerber zeigt unser Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung mit sevDesk. Allgemeines zur Programmauswahl liest du unter Software.

Häufige Fragen

Quellen

1. Lexware: lexoffice heißt jetzt Lexware Office – https://www.lexware.de/lexoffice/
2. Lexware: Funktionen von Lexware Office – https://www.lexware.de/funktionen/
3. § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
4. § 34a UStDV – Rechnungen der Kleinunternehmer – https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
5. § 147 AO – Aufbewahrungsfristen – https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html