Inventur: permanente Inventur, Stichtagsinventur und alle Verfahren mit Beispiel

Was ist eine Inventur?

Eine Inventur ist die vollständige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag – nach Art, Menge und Wert. Gezählt, gemessen und gewogen werden zum Beispiel Waren, Rohstoffe, Maschinen und Fahrzeuge. Forderungen, Bankguthaben und Verbindlichkeiten werden anhand von Kontoauszügen, Saldenbestätigungen und Belegen erfasst.

Drei Begriffe werden oft verwechselt:

• Inventur ist die Tätigkeit: das Zählen und Erfassen.
• Inventar ist das Ergebnis: ein ausführliches Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden. Mehr dazu im Beitrag zum Inventar.
• Bilanz ist die verdichtete Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva), die aus dem Inventar abgeleitet wird.

Aus dem Inventar ergibt sich das Reinvermögen, also das Eigenkapital:

Eigenkapital = Summe des Vermögens − Summe der Schulden

Wer muss eine Inventur machen?

Die Pflicht steht in § 240 HGB: Jeder Kaufmann muss zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Ein Geschäftsjahr darf höchstens zwölf Monate dauern. Das Steuerrecht übernimmt diese Pflicht für buchführungspflichtige Unternehmen.

Ausgenommen sind kleine Einzelkaufleute: Wer an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss ausweist, ist nach § 241a HGB von Buchführung und Inventar befreit. Bei Neugründungen reicht der erste Abschlussstichtag. Für GmbH, UG, AG und Personenhandelsgesellschaften wie die OHG gilt diese Befreiung nicht.

Freiberufler und Kleingewerbetreibende, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, müssen kein Inventar nach HGB aufstellen. Für ihr Anlagevermögen führen sie aber ein Verzeichnis (siehe Anlagevermögen).

Permanente Inventur: Definition, Ablauf und Voraussetzungen

Bei der permanenten Inventur wird der Bestand nicht am Jahresende auf einen Schlag gezählt. Stattdessen schreibt das Unternehmen jeden Zugang und jeden Abgang laufend fort – heute fast immer in einem Warenwirtschafts- oder ERP-System, früher in einer Lagerkartei. Der Bestand am Bilanzstichtag wird aus diesen Aufzeichnungen abgelesen. Gesetzliche Grundlage ist § 241 Abs. 2 HGB: Eine körperliche Bestandsaufnahme zum Stichtag ist entbehrlich, wenn ein anderes ordnungsgemäßes Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert sicher feststellt.

Damit das Finanzamt die permanente Inventur anerkennt, müssen laut den Einkommensteuer-Hinweisen (H 5.3 EStH) vor allem diese Punkte erfüllt sein:

1. Lückenlose Lagerbuchführung: Alle Bestände sowie alle Zu- und Abgänge werden einzeln nach Tag, Art und Menge (Stück, Gewicht, Volumen) erfasst.
2. Belege: Jede Eintragung ist durch einen Beleg nachgewiesen, etwa Lieferschein, Rechnung oder Entnahmeschein.
3. Mindestens einmal im Geschäftsjahr zählen: Jeder Artikel wird mindestens einmal pro Jahr körperlich aufgenommen und mit dem Buchbestand abgeglichen. Das muss nicht für alle Artikel am selben Tag geschehen.
4. Korrektur und Dokumentation: Abweichungen werden im System berichtigt, der Tag der Aufnahme wird vermerkt. Die Zähllisten oder Protokolle werden aufbewahrt – Inventare zehn Jahre (§ 257 HGB).

Beispiel für eine permanente Inventur

Vorteile und Nachteile der permanenten Inventur

Inventurverfahren im Überblick

Nach dem Zeitpunkt der Zählung und der Methode unterscheidet man vier Verfahren. Sie lassen sich auch kombinieren, etwa permanente Inventur für das Lager und Stichtagsinventur für die Verkaufsfläche.

Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist die klassische Form: Alle Bestände werden zeitnah zum Bilanzstichtag gezählt, meist am 31. Dezember. Die Finanzverwaltung akzeptiert in der Regel eine Aufnahme innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag; Bestandsveränderungen in der Zwischenzeit müssen anhand von Belegen hinzu- oder herausgerechnet werden. Vorteil ist ein vollständiges, gut kontrollierbares Bild zu einem Zeitpunkt. Nachteile sind hoher Personalbedarf, Zeitdruck mit entsprechender Fehleranfälligkeit und oft ein geschlossener Laden.

Verlegte Inventur

Bei der verlegten Inventur wird an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag gezählt und ein besonderes Inventar erstellt. Der Wert wird anschließend auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben (bei Zählung vorher) oder zurückgerechnet (bei Zählung danach). Verschiedene Warengruppen dürfen an verschiedenen Tagen gezählt werden. Fortgeschrieben wird nur der Wert, nicht die einzelne Menge – deshalb ist die Rechnung fehleranfälliger als bei der Stichtagsinventur.

Stichprobeninventur

Bei der Stichprobeninventur werden nur ausgewählte Positionen gezählt und der Gesamtbestand mit anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren hochgerechnet. Das spart viel Zeit bei großen Lagern. Anders als oft behauptet ist sie kein bloßes Hilfsverfahren: § 241 Abs. 1 HGB erlaubt sie ausdrücklich anstelle der vollständigen Zählung – vorausgesetzt, sie entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und hat den gleichen Aussagewert wie eine vollständige Aufnahme. In der Praxis setzt sie eine funktionierende Lagerbuchführung und meist die Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer voraus.

Körperliche Inventur und Buchinventur

Nach der Art der Erfassung unterscheidet man:

• Körperliche Inventur: Alles, was man anfassen kann, wird gezählt, gemessen, gewogen oder – wo nicht anders möglich – geschätzt: Waren, Rohstoffe, Maschinen, Fahrzeuge, Büroausstattung.
• Buchinventur: Nicht greifbare Posten werden anhand von Unterlagen ermittelt: Bankguthaben, Forderungen, Darlehen, Lieferantenschulden, Rückstellungen.

Ablauf und Grundsätze einer ordnungsgemäßen Inventur

Eine Inventur muss vollständig, richtig, nachprüfbar und einzeln erfolgen. Praktisch bewährt hat sich dieser Ablauf:

1. Planen: Termin, Zählbereiche, Verantwortliche und Zählteams festlegen; Lager vorher aufräumen.
2. Zähllisten vorbereiten: Artikelnummer, Bezeichnung, Lagerort, Menge, Einheit, Datum, Unterschrift der Zähler – ohne vorgedruckte Sollmengen, damit nicht „abgeschrieben“ wird.
3. Zählen: Am besten im Vier-Augen-Prinzip; gezählte Bereiche markieren.
4. Bewerten: Mengen mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewerten, bei gesunkenem Wert mit dem niedrigeren Wert.
5. Abgleichen und dokumentieren: Differenzen klären und buchen, Listen unterschreiben und archivieren.

Das HGB kennt außerdem Vereinfachungen bei der Bewertung: Regelmäßig ersetzte Sachanlagen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe von untergeordneter Bedeutung dürfen mit einem Festwert angesetzt werden; körperlich aufgenommen werden sie dann in der Regel nur alle drei Jahre (§ 240 Abs. 3 HGB). Gleichartige Vorräte dürfen zu Gruppen zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert bewertet werden (Gruppenbewertung, § 240 Abs. 4 HGB).

Beispiel: Vom Zählergebnis zum Eigenkapital

Aus diesem Inventar entsteht die Bilanz; die Werte fließen über die doppelte Buchführung in den Jahresabschluss ein.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 240 HGB – Inventar – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__240.html
2. § 241 HGB – Inventurvereinfachungsverfahren – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241.html
3. § 241a HGB – Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241a.html
4. § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html