Debitor und Debitorenbuchhaltung: Bedeutung, Aufgaben, Eselsbrücke

Was ist ein Debitor?

Ein Debitor ist ein Kunde, der deinem Unternehmen Geld schuldet, weil er Ware oder eine Leistung auf Rechnung erhalten und noch nicht bezahlt hat. Das Wort kommt vom lateinischen debere („schulden“). Aus Sicht deines Unternehmens ist der offene Betrag eine Forderung.

Ein Debitor ist also nicht automatisch ein säumiger Zahler. Jeder Kunde mit einer offenen Rechnung ist Debitor – auch dann, wenn die Zahlungsfrist noch läuft. Erst wenn er nach Fälligkeit nicht zahlt und gemahnt wird, gerät er in Verzug.

Das Gegenstück ist der Kreditor: ein Lieferant, dem dein Unternehmen Geld schuldet (lateinisch credere, „vertrauen, leihen“). Mehr dazu unter Kreditoren & Kreditorenbuchhaltung.

Eselsbrücke: Debitoren und Kreditoren unterscheiden

Viele verwechseln die beiden Begriffe. Diese Merkhilfen helfen:

• Kreditor = Kreditgeber: Der Lieferant hat dir „Kredit gegeben“, indem er geliefert hat, bevor du bezahlt hast. Du schuldest ihm Geld.
• Debitor = „Der bezahlt mich“: Bei D denkst du an den, der noch an dich zahlen muss.
• Alphabet: D kommt vor K. Erst verkaufst du (Debitor, Geld kommt rein), dann zahlst du deine Lieferanten (Kreditor, Geld geht raus).

Was ist Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist der Teil der Finanzbuchhaltung, der alle Forderungen gegenüber Kunden erfasst und überwacht. Für jeden Kunden wird ein eigenes Personenkonto geführt. Darauf stehen Rechnungen im Soll und Zahlungen im Haben. Die Summe aller Debitorenkonten entspricht dem Sammelkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ im Hauptbuch (im DATEV-Kontenrahmen SKR 03 Konto 1400, im SKR 04 Konto 1200).

In vielen Buchhaltungsprogrammen erhalten Debitoren fünfstellige Kontonummern von 10000 bis 69999, Kreditoren von 70000 bis 99999. Das ist eine verbreitete Konvention, keine gesetzliche Vorgabe. Grundlagen zu den Kontenrahmen findest du unter Kontenrahmen.

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

• Rechnungen erfassen und dem richtigen Kunden zuordnen.
• Zahlungseingänge abgleichen (Offene-Posten-Abgleich), auch Teilzahlungen und Skonto.
• Mahnwesen: Fälligkeiten überwachen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken. Wie das rechtlich abläuft, liest du unter Zahlungsverzug und Mahnwesen.
• Forderungen bewerten: Zweifelhafte Forderungen werden zum Jahresende wertberichtigt, uneinbringliche abgeschrieben.
• Kreditlimits und Bonität prüfen, bevor Kunden weiter auf Rechnung beliefert werden.
• Berichte für Liquiditätsplanung und Geschäftsführung liefern.

Altersstruktur der Forderungen

Eine wichtige Auswertung ist die Altersstrukturanalyse (Fälligkeitsliste, englisch „Aging“). Sie sortiert offene Posten danach, wie lange sie schon fällig sind, z. B. nicht fällig, 1–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und über 90 Tage. Je älter eine Forderung, desto geringer die Chance, dass sie bezahlt wird. Die Liste zeigt, wo Mahnungen oder ein gerichtlicher Mahnbescheid nötig sind.

Eine verbreitete Kennzahl ist die Debitorenlaufzeit (DSO, Days Sales Outstanding):

Debitorenlaufzeit = durchschnittliche Forderungen ÷ Umsatz (brutto) × 365

Beruf: Debitorenbuchhalter

Die Aufgaben übernehmen in größeren Unternehmen Debitorenbuchhalter (nicht „Debitoren“ – das sind die Kunden). Typische Einstiege sind eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Industrie- oder Bürokauffrau, oder eine Weiterbildung zur Finanzbuchhalterin. In kleinen Firmen erledigt das oft die Buchhaltung insgesamt oder das Steuerbüro.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 266 HGB – Gliederung der Bilanz (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__266.html
2. § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist – https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__195.html
3. § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist – https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html