Inventar: Definition, Aufbau und Beispiel

Im Alltag meint „Inventar“ einfach die Einrichtung eines Raums. Im Rechnungswesen hat der Begriff eine genaue Bedeutung: Das Inventar ist das vollständige Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem Stichtag, mit Menge und Wert. Hier liest du, wie ein Inventar aufgebaut ist, wer es erstellen muss und wie es sich von Inventur und Bilanz unterscheidet.

Inventar: Definition im Rechnungswesen

Nach § 240 HGB muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach zum Schluss jedes Geschäftsjahres seine Grundstücke, Forderungen, Schulden, sein Bargeld und alle sonstigen Vermögensgegenstände genau verzeichnen und ihren Wert angeben. Dieses Verzeichnis ist das Inventar.

Ein Geschäftsjahr darf höchstens zwölf Monate dauern. Das Inventar wird also einmal pro Jahr aufgestellt, nicht zweimal, wie man manchmal liest. Hinzu kommt das Eröffnungsinventar bei der Gründung.

Inventur, Inventar und Bilanz im Vergleich

Wie die Bestandsaufnahme selbst abläuft, welche Verfahren es gibt und welche Fristen gelten, erklärt unser Beitrag zur Inventur.

Aufbau: Was gehört zum Inventar?

Das Inventar hat drei Teile. Innerhalb der Teile gilt eine feste Ordnung:

1. A. Vermögen, geordnet nach steigender Flüssigkeit (Liquidität):
   • I. Anlagevermögen: Gegenstände, die dem Betrieb dauerhaft dienen, etwa Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Betriebs- und Geschäftsausstattung
   • II. Umlaufvermögen: Gegenstände, die nur kurz im Betrieb bleiben oder sich schnell in Geld verwandeln, etwa Vorräte und Waren, Forderungen, Bankguthaben, Kasse
2. B. Schulden (Verbindlichkeiten), geordnet nach Fälligkeit:
   • I. Langfristige Schulden, etwa Hypotheken- und Bankdarlehen
   • II. Kurzfristige Schulden, etwa Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
3. C. Reinvermögen (Eigenkapital): Summe des Vermögens minus Summe der Schulden

Reinvermögen (Eigenkapital) = Vermögen − Schulden

Mitarbeiter gehören übrigens nicht zum Inventar, auch wenn man langjährige Kollegen scherzhaft so nennt. Im Inventar stehen nur Vermögensgegenstände und Schulden, die sich in Geld bewerten lassen.

Beispiel: So sieht ein Inventar aus

Inventar der Musterhandel GmbH zum 31.12.2025 (vereinfacht, Werte in Euro):

In der Praxis verweisen die einzelnen Zeilen auf Unterlisten, etwa die Inventurlisten für das Lager oder das Anlagenverzeichnis aus der Anlagenbuchhaltung. Aus dem Inventar wird anschließend die Bilanz erstellt.

Wer muss ein Inventar aufstellen?

• Kaufleute nach HGB, also eingetragene Kaufleute, Handelsgesellschaften wie OHG und KG sowie Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG.
• Befreit sind Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB, Stand: Oktober 2026). Bei Neugründung genügt es, wenn die Werte am ersten Stichtag nicht überschritten werden.
• Nicht verpflichtet sind Freiberufler und Kleingewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft, die ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Ein Anlagenverzeichnis für abnutzbares Anlagevermögen brauchen aber auch sie für die Abschreibungen.

Was bedeutet „inventarisiert“?

Ein Gegenstand ist inventarisiert, wenn er in ein Bestandsverzeichnis aufgenommen wurde, meist mit Inventarnummer, Bezeichnung, Standort, Anschaffungsdatum und Wert. In vielen Unternehmen, Schulen und Behörden bekommen Geräte dafür einen Aufkleber mit Nummer. So lässt sich bei der Inventur schnell prüfen, ob alles noch vorhanden ist.

Vereinfachungen bei der Bewertung

Damit nicht jede Schraube einzeln bewertet werden muss, erlaubt das HGB Erleichterungen:

• Festwert (§ 240 Abs. 3 HGB): Sachanlagen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, die regelmäßig ersetzt werden, deren Gesamtwert nachrangig ist und deren Bestand kaum schwankt, dürfen mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert angesetzt werden. In der Regel ist alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme nötig.
• Gruppenbewertung (§ 240 Abs. 4 HGB): Gleichartige Vorräte und andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Gegenstände und Schulden dürfen zu Gruppen zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden.

Wie lange muss das Inventar aufbewahrt werden?

Inventare sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB, ebenso § 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde. Ein Inventar zum 31.12.2025, das im Februar 2026 fertig wurde, darf also frühestens Anfang 2037 vernichtet werden. Zum Vergleich: Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 240 HGB – Inventar – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__240.html
2. § 241a HGB – Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241a.html
3. § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html