Zahlungsverzug – So funktioniert das Mahnwesen
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es kaum etwas Schlimmeres, als wenn der Kunde nicht oder nicht rechtzeitig seiner Zahlung nachkommt. Allerdings steht man in dieser Situation rechtlich nicht auf verlorenen Posten. Zu diesem Zweck gibt es das sogenannte Mahnwesen. Was dies genau beinhaltet und wie es angewandt wird, erfahrt Ihr in diesem Beitrag.
1. Wann kommt man in Verzug?
In der Regel bekommt man nichts geschenkt! Dass bedeutet im Klartest, wenn man etwas bestellt oder eine Dienstleistung – wie Handwerksarbeiten in der Wohnung – in Anspruch nimmt, muss man dafür auch bezahlen.
Spätestens nach Auslieferung der Ware oder dem Abschluss der jeweiligen Arbeiten macht der Händler/Dienstleister dies in Form einer Rechnung geltend.
Grundsätzlich ist laut Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 271, BGB) – die Zahlung sofort nach Erbringung der jeweiligen Vertragsleistung fällig.
In der ausgestellten Rechnung ist ein Zahlungsziel definiert:
“Der Rechnungsbetrag ist bis zum …. / innerhalb von … Tagen zum …. zu begleichen!”
Dieses Zahlungsziel liegt in den meisten Fällen bei maximal 30 Tagen. Überschreitet der Kunde dieses Datum, kommt er automatisch in Verzug und es greift das 3-stufige Mahnwesen.
2. Was beinhaltet das Mahnwesen?
Wie bereits erwähnt, gerät der Kunde ab dem ersten Tag nach Verstreichen der Zahlungsfrist in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt kann man als Unternehmer Verzugszinsen erheben. Er muss dazu nicht zusätzlich gemahnt werden.
Als Unternehmer kann man im Anschluss daran auch Zusatzkosten, die durch den Verzug entstehen, geltend machen.
Darunter fallen zum Beispiel:
- Telefonkosten
- zusätzlicher Aufwand für die Erstellung von Mahnungen und das entsprechende Porto
Die Kosten dürfen dem Kunden allerdings nur in der tatsächlichen Höhe in Rechnung gestellt werden. Die Verzugszinsen dürfen das gesetzlich vorgeschriebene Maß nicht überschreiten (8 Prozent + 3,19 Prozent Basiszinssatz pro Jahr).
In der Regel besteht das Mahnwesen aus 3 Stufen.
1. Mahnung (Stufe 1):
Lässt der Kunde das Zahlungsziel verstreichen, was auch unabsichtlich passieren kann, sollte man ihn mit einer 1. Mahnung (etwa 3 Tage nach dem angestrebten Zahlungsdatum) an seine Zahlungspflicht erinnern. Zunächst kann man auch telefonisch mit ihm in Kontakt treten.
Dem Kunden kann dann eine adäquate Mahngebühr – rechtlich vertretbar sind 2,50 – 10,00 Euro – als Aufwandsentschädigung berechnet werden. Darüber hinaus sollte ein erneutes Zahlungsziel festgelegt werden. Üblich sind bis zu 14 Tage.
2. Mahnung (Stufe 2):
Lässt der Kunde auch dieses Datum ohne Reaktion verstreichen, wird er mit einer 2. Mahnung erneut auf seine Verpflichtung hingewiesen. Diesmal aber deutlich eindringlicher, damit ihm die “Ernsthaftigkeit der Lage” auch bewusst wird.
Es wird erneut eine Mahngebühr erhoben, wobei hierbei noch die Verzugszinsen in der bereits erwähnten Höhe für jeden Tag des Zahlungsverzugs hinzu kommen. Mit weiteren rechtlichen Schritten sollte allerdings noch nicht gedroht werden.
Dem Kunden wird eine erneute Frist gesetzt, in welcher er den Betrag inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen zu entrichten hat.
3. und letzte Mahnung (Stufe 3)
Bleibt auch diese Frist ohne Zahlungseingang, greift die letzte Stufe des Mahnwesens.
Aufgrund der weiterhin ausbleibenden Zahlung wird der Kunde eindringlich darauf hingewiesen, dass diese Mahnung die letzte Möglichkeit darstellt, die fällige Zahlung inklusive aller Gebühren (3. Mahngebühr/Verzugszinsen) zu begleichen.
Es erfolgt nun die Androhung von weiteren rechtlichen Schritten (Inkasso-Unternehmen übernimmt den Vorgang).
“Wir weisen Sie an dieser Stelle daraufhin, dass ein weiterer Zahlungsverzug die Überstellung des Vorgangs an ein Inkasso-Unternehmen nach sich ziehen wird, was weitere Kosten nach sich zieht ….”
WICHTIG
Die festgelegten Zeiträume des Mahnwesens sollten unbedingt eingehalten werden. Konsequenz zahlt sich aus – spätestens bei der letzten Mahnstufe reagieren die meisten Kunden, da die Kosten eines Inkasso-Verfahrens dem Wert einer Dienstleistung oder Ware manchmal sogar deutlich übersteigen.
3. Was ist beim Mahnwesen zu beachten?
Trotz des eindeutigen 3-stufigen Mahnwesens, sind natürlich auch ganz klare Richtlinien für den Unternehmer einzuhalten.
Dazu gehört:
- Dienstleistung muss einwandfrei und ohne Mängel geleistet worden sein
- Ware muss in der Bestellung zu 100 Prozent entsprechen
- gewährten Zahlungszeiträume müssen eingehalten werden (keine Verkürzung des Zahlungsziels ohne Hinweis auf der Rechnung/Absprache)
- reklamiert der Kunde innerhalb des Zeitraums rechtmäßig, tritt noch kein Verzug nach Verstreichen des Zahlungsziels ein – erst nach zu 100 Prozent einwandfreier Leistung
- Mahngebühren/Verzugszinsen dürfen nicht über dem gesetzlichen Bestimmungen liegen
Es ist jedem Unternehmer zu empfehlen, sich an dieses 3-stufige Mahnwesen zu halten und dies auch konsequent durchzusetzen, da man ansonsten möglicherweise längere Zeit auf seinen Kosten sitzen bleibt. Das kann den Unternehmer dann selbst in Zahlungsschwierigkeiten und im Extremfall zur Insolvenz führen.
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