Als junger Gründer musst du viele Faktoren rund um die Planung deines neuen Unternehmens bedenken. In Budgetfragen stellt sich dann oft heraus, dass nicht alle Dienstleistungen inhouse erledigt werden können. Mit diesen Tricks profitierst du vom Outsourcing ohne die Kundennähe zu verlieren.
Gerade gegründet und schon ein Stück der Kontrolle über das Unternehmen abgeben? Für die meisten Unternehmer absolut ausgeschlossen. Zu Beginn der Unternehmung wird jede Mail selbst bearbeitet, Kunden und Partner direkt an den Geschäftsführer verwiesen und bei der Marketingstrategie möchtest du auch ein Wort mitreden. Dieser Unternehmergeist kann jedoch schnell zu viel Zeit kosten. Bereits im Businessplan müssen daher Mitarbeiter, Supporter und externe Partner eingeplant werden.
Experte für ein Produkt statt Fachmann für alles
Wer alles macht, macht selten alles richtig. Darum solltest du von Anfang an einplanen, mit Mitarbeitern und Partnern zusammen Ziele zu erreichen. Da ist beispielsweise die Frage der Logistik. Ein eigenes Lager ist teuer, aber so richtig teuer wird es erst, wenn dem Lager noch eine eigene Logistik angegliedert werden soll, die nicht nur Waren entgegennimmt, sondern auch an den Endkunden versendet. Bei einigen hundert Sendungen kommst du noch mit einem kleinen Versandteam aus. Tausende Sendungen pro Woche dagegen erfordern einen eigenen Mitarbeiterstab nur für diese Aufgabe. In einem durchschnittlichen Startbudget ist das nicht möglich. Darum arbeiten KMU meist mit großen Logistikunternehmen zusammen, die für sie den Versand übernehmen.
Das Abgeben von Aufgaben unterscheidet den Einsteiger vom Experten. Nur wer all seine Zeit in die Entwicklung des Produktes, Vermarktung, Branding und Kundenzufriedenheit steckt, hat ein wirklich gutes Produkt vorzuweisen. Darum musst du Möglichkeiten finden, das Unternehmen selbst zu Beginn kompakt zu halten und Zeit und Kosten dort zu sparen, wo der Kunde es nicht bemerkt.
Outsourcing von Empfang, Support und IT
Eine der zeitintensivsten Aufgaben im Unternehmen ist es, ans Telefon zu gehen. Das scheint zuerst einmal unwahrscheinlich, doch würdest du neben jedem angenommenen Telefonat auch die Zeit mitloggen, die dich die Unterbrechung gekostet hat, wäre ein großer Teil des Arbeitstages bereits verloren. Natürlich gehört es zu einem perfekten Service, mit Kunden, Lieferanten und Händlern zu kommunizieren. Die meisten Telefonate haben jedoch Zeit. Der Anbieter eBüro nimmt für dich Anrufe entgegen, meldet sich mit dem Namen deines Unternehmens und notiert das Anliegen. So hast du ein eigenes Sekretariat, das wenn besetzt ist, niemand abhebt oder standardisiert bei jedem Anruf, zur Verfügung steht. Du erhältst die Notizen sofort per Mail, SMS oder über die App und kannst zurückrufen, wenn es wichtig ist.
Eine ähnliche Aufgabe übernehmen für dich externe Supportteams. Sie haben Zugriff auf ein Handbuch, das dein Unternehmen ihnen zur Verfügung gestellt hat und können Fragen rund um Produkt, Filialöffnungszeiten oder zertifizierte Händler beantworten. Findet der Support keine Antwort, leitet er den Anruf auf dein Team um. Auch IT wird heute in kleinen Unternehmen selten selbst betrieben. Cloudanbieter und Hoster nehmen dir die gesamte Arbeit rund um Sicherung der Daten, Serverwartung und Sicherheit ab. Um den Schutz deiner Daten zu gewährleisten, solltest du unbedingt mit Experten zusammenarbeiten, die auch Hacks und Cyberangriffe abwehren können. Das Problem der Cyberkriminalität ist vielen europäischen Unternehmen gut bekannt, Gründer haben es jedoch noch nicht im Blick.
Wettbewerbsvorteil durch Outsourcing
All diese Aufgaben sind wichtig für den Betrieb deines Unternehmens, lassen sich jedoch schnell und einfach mit Unterstützung der Experten lösen. Diese Art des Outsourcings ist so natürlich, dass Kunden sie nicht einmal wahrnehmen. Jedes größere Unternehmen arbeitet mit Empfangs- und Supportmitarbeitern zusammen und niemand prüft, ob die Daten eines Unternehmens auf einem lokalen Server liegen oder extern gehostet werden. Was all diese Leistungen jedoch gemein haben ist, dass jemand anders sie besser beherrscht, als dein kleines Mitarbeiterteam zum Start des Unternehmens. Der Kunde ist also in professionellen Händen und das wirkt sich auch auf seine Gesamtzufriedenheit mit Produkt und Unternehmen aus.
Jede outgesourcte Dienstleistung bedeutet für dich einen deutlichen Vorsprung gegenüber der ebenfalls jungen Konkurrenz. Während sonntags die Büros eines Startups nicht besetzt sind und Kundenfragen ins Leere laufen, nimmt für dich ein kompetenter Empfang Anrufe an. Wenn die Konkurrenz zur Wartung die Website offline nehmen muss, sind deine Server einfach weiter online. Doch nicht nur der Service verbessert sich. Durch die eingesparte Arbeitszeit hat dein Team auch mehr Zeit, an dem eigentlichen Produkt zu arbeiten. Die Qualität steigt, die Kunden sind zufrieden und nach außen wirkt dein Unternehmen seriöser als die Konkurrenz.
Fazit: Kontrolle abgeben ist positiv
Wer ins ferne Ausland outsourced und selbst nicht mehr greifbar ist, verliert das Kundenvertrauen. Dein Service dagegen verbessert sich ständig, wenn die richtigen Aufgaben extern vergeben werden. In diesem Fall ist es positiv, ein wenig der eigenen Kontrolle abzugeben und dabei stets die Fäden in der Hand zu halten.
