Möchte ein Unternehmensgründer den Status als Kleinunternehmer erhalten, muss er dies gegenüber seinem zuständigen Finanzamt angeben. Den Fragebogen für die steuerliche Erfassung wird dem Unternehmensgründer nach seiner Anmeldung beim Gewerbeamt vom Finanzamt zugesandt. Zum Ausfüllen des Fragebogens kann die vom Finanzamt angebotene Ausfüllhilfe als PDF oder ein Steuerberater sehr hilfreich sein.
Schon vor dem Schritt als Kleinunternehmer in die Selbstständigkeit zu gehen, muss auch Klarheit darüber bestehen, wie die spätere Buchhaltung geregelt ist. Natürlich ist ein professioneller Buchhalter die perfekte Lösung, aber dieser muss auch bezahlt werden. Die Buchhaltung in Kleinunternehmen ist vergleichsweise zu größeren und großen Unternehmen meist überschaubar, da gerade in der Gründungsphase und Anfangszeit eines Kleinunternehmens Ausgaben und Einnahmen ebenfalls überschaubar sind.
Belege sorgfältig und organisiert aufbewahren
Angst vor der Arbeit mit den anfallenden Rechnungen und Belegen muss nicht sein, wenn von Anfang an alle Rechnungen und Belege aufbewahrt und vorzugsweise in entsprechend beschrifteten oder gekennzeichneten Ordnern abgeheftet werden. Für viele Rechnungen, aber auch für viele Belege gelten offizielle Aufbewahrungsfristen, die eingehalten werden müssen. Außerdem werden sie auch für die vorgegebenen Steuererklärungen benötigt und sind so immer griffbereit zur Hand.
Soll die Buchhaltung papierlos gestaltet werden und die Arbeit deutlich erleichtern, dann bieten sich
- cloudbasierende Buchhaltungs-Tools
- lokal installierte Softwarelösungen
an. Vorteilhaft und unabhängig für Kleinunternehmer, die häufig unterwegs sind, sind Buchhaltungs-Tools in der Cloud. Entsprechend des eigenen Bedarfs eignet sich für viele Kleinunternehmer die lokal installierte Software. Da diese beiden Varianten in verschiedenen Ausführungen erhältlich sind, Kleinunternehmer meist weniger Funktionen benötigen wie größere Unternehmen, lässt sich hier sogar Geld sparen.
Geschäfts- und Privatkonto immer getrennt halten
Mit dem Weg in die Selbstständigkeit stellt sich auch die Frage, ob neben dem Privatkonto ein Geschäftskonto wirklich notwendig ist, denn hierfür fallen auch je nach Bank unterschiedliche Kontoführungsgebühren an.
Damit von Beginn der Gründung des Kleinunternehmens an private und geschäftliche Ein- und Ausgaben getrennt werden können, ist ein Geschäftskonto unerlässlich. Es erspart unter anderem das mühselige und zeitraubende Prüfen aller Aktivitäten auf dem Privatkonto und gibt jederzeit einen übersichtlichen und realistischen Blick auf den Finanzstatus, ohne den Überblick zu verlieren. Außerdem müssen auch Kleinunternehmer, die der Bilanzierungspflicht unterliegen, alle Umsätze über ein separat geführtes Geschäftskonto abwickeln.
Kategorien der Buchhaltung
Ob sich Kleinunternehmer für die Buchhaltung in Papierform oder digital entscheiden, bleibt ihnen natürlich selbst überlassen. Um die Buchhaltung jedoch übersichtlich zu gestalten, lässt sich diese mit:
- Bargeldfluss
- Bank
- Rechnungen an Kunden
- erhaltene Rechnungen
- Kreditkartenabrechnungen
- Buchhaltungsauswertungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
in verschiedene Kategorien unterteilen. In der Kategorie Bargeldfluss werden alle Bareinnahmen und Barausgaben erfasst und mit den dazugehörigen Belegen dokumentiert.
Alle Kontoauszüge werden in der Kategorie Bank abgelegt. Rechnungen an Kunden müssen ebenfalls separat abgelegt werden, um jederzeit einen Überblick über zu erhaltene Zahlungen auf dem Geschäftskonto zu gewährleisten. Um nicht in Zahlungsverzug zu geraten, werden unter Erhaltene Rechnungen alle Rechnungen gesondert aufbewahrt, denn hierbei kann es sich unter anderem um Rechnungen von Lieferanten handeln. Auch Kleinunternehmer zahlen häufig mit Kreditkarte. Um auch in diesem Bereich den Überblick zu behalten, werden die Kreditkartenabrechnungen mit den dazugehörigen Belegen in der Kategorie Kreditkartenabrechnungen abgelegt.
Werden Umsatzsteuervoranmeldungen und Buchhaltungsauswertungen in einem Ordner aufbewahrt, verschaffen sie schnell einen Überblick über alle Ausgaben und Einnahmen sowie einen Überblick darüber, wieviel Geld an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Der Steuerberater als Ansprechpartner
Selbstverständlich müssen auch Kleinunternehmer Steuern an das Finanzamt abführen. Da das Steuerrecht aber sehr umfangreich ist, ist ein Steuerberater der ideale Ansprechpartner, der schon bei der Gründung eines Kleinunternehmens beratend hinzugezogen werden kann.
Das Aufgabenfeld eines Steuerberaters umfasst unter anderem:
- Beratung über Buchführungspflichten, zu Unternehmensgründungen, Steuerersparnisse sowie Neuerungen
- Buchhaltung führen
- Ausarbeiten von Bilanzen und Jahresabschlüssen
- Steuererklärungen überprüfen oder erstellen
Merke: Der Status Kleinunternehmer hat Einfluss auf die Umsatzsteuer und somit auch auf die Buchführung. Kleinunternehmer müssen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer und auch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweisen. Dadurch können sie ihre Produkte bei Verkauf an Privatkunden günstiger anbieten als größere Unternehmen.
Preisanpassungen werden nur dann erforderlich, wenn der Schwellenwert überschritten wird. Durch das Nichtausweisen der Umsatzsteuer entfällt außerdem die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt. Damit die Kommunikation mit dem Steuerberater effizient und möglichst problemlos verläuft, ist eine ordnungsgemäße Buchführung die ideale Grundlage und Voraussetzung der professionellen Zusammenarbeit. Verschiedene Buchhaltungsprogramme ermöglichen dem Steuerberater online direkten Zugriff oder Zugriff durch Übermittlung auf die Buchhaltung und entsprechende Dokumente. Das spart Kleinunternehmern und Steuerberatern gleichermaßen Mühe, Zeit und bares Geld.
Einnahmen-Überschussrechnung
Kleinunternehmen, deren Jahresumsatz unter 500.000 Euro und der Gewinn unter 50.000 Euro liegen, benötigen genau wie Freiberufler keine doppelte Buchführung. Da sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen müssen, in der alle Einnahmen und Ausgaben aufgeführt und alle Belege beigefügt werden, kann auf einen Steuerberater verzichtet werden. Diese Buchführungsform bietet einige Vorteile. Sie ist weniger zeitaufwendig und Gewinne müssen erst dann versteuert werden, wenn sie eingegangen sind. Volle Buchhaltungspflicht besteht allerdings, wenn es sich bei dem Kleinunternehmen um eine Rechtsform wie GmbH, OHG oder AG. In diesem Fall enthält die Buchhaltungspflicht auch Bilanz und Jahresabschluss.
Versicherungen für Kleinunternehmer
Um im Schadensfall nicht mit Existenzängsten leben zu müssen, brauchen auch Kleinunternehmer einige Versicherungen, die sie gegebenenfalls vor dem finanziellen Ruin bewahren. Neben der
- privaten Krankenversicherung
- privaten Unfallversicherung
- Berufs- oder Erwerbsunfähigkeitsversicherung
schützt eine Gewerbeversicherung im Schadensfall vor negativen finanziellen Auswirkungen.
