Tipps für zukünftige Selbstständige: Finanzen, Steuern, Rechnungsprogramm

Finanzpolster vor dem Start

Die Einnahmen von Selbstständigen schwanken, gerade am Anfang. Kunden zahlen spät, Aufträge fallen weg, und Krankheit bedeutet Verdienstausfall. Leg deshalb vor dem Start eine Rücklage für mindestens drei bis sechs Monate Lebenshaltungs- und Betriebskosten an. Wer aus der Arbeitslosigkeit gründet, kann bei der Agentur für Arbeit einen Gründungszuschuss beantragen; auf ihn besteht allerdings kein Rechtsanspruch.

Wie du den Start finanzieren kannst, zeigt der Artikel Tipps zur Finanzierung für Selbstständige.

Steuern konsequent zurücklegen

Der häufigste Anfängerfehler: Das Geld auf dem Konto wird als verfügbar betrachtet, obwohl ein Teil dem Finanzamt gehört. Richte ein separates Steuerkonto (z. B. ein Tagesgeldkonto) ein und überweise bei jedem Zahlungseingang sofort einen festen Anteil.

• Umsatzsteuer: Wer nicht Kleinunternehmer ist, kassiert 19 % bzw. 7 % für das Finanzamt und meldet sie in der Umsatzsteuervoranmeldung. Dieses Geld gehört nie dir.
• Einkommensteuer: Je nach Gewinn 20–35 % des Gewinns zurücklegen. Das Finanzamt setzt nach der ersten Steuererklärung Vorauszahlungen fest, fällig am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 EStG). Im ersten Jahr kommt dann oft die Nachzahlung für das Vorjahr plus die erste Vorauszahlung gleichzeitig.
• Gewerbesteuer: Fällt bei Gewerbetreibenden an, wenn der Gewinn den Freibetrag von 24.500 € übersteigt.

Sich selbst ein festes Gehalt zahlen

Zahl dir jeden Monat einen festen Betrag vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto. Liegt der Umsatz einmal höher, bleibt der Überschuss als Puffer im Unternehmen. So hast du private Ausgaben im Griff, auch wenn die Einnahmen schwanken. Trenne außerdem von Anfang an Geschäfts- und Privatkonto – das erleichtert die Buchhaltung erheblich.

Anmeldung: Finanzamt, Gewerbeamt, Kleinunternehmerregelung

• Finanzamt: Innerhalb eines Monats nach Beginn den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ über ELSTER senden (§ 138 AO).
• Gewerbeamt: Nur für Gewerbetreibende, nicht für Freiberufler wie Ärzte, Journalisten oder Designer mit künstlerischer Tätigkeit.
• Kleinunternehmerregelung: Bei höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr kannst du ohne Umsatzsteuer abrechnen, darfst dann aber keine Vorsteuer abziehen. Mehr unter Kleinunternehmer.

Rechnungen und Buchhaltung: das passende Programm

Ein Rechnungsprogramm für Selbstständige spart Zeit und verhindert Formfehler. Achte bei der Auswahl auf diese Punkte:

• Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum, Steuersatz und -betrag bzw. Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung).
• E-Rechnung: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können; die Pflicht zum Ausstellen im Geschäft mit anderen Unternehmen folgt nach Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027.
• GoBD-konforme Archivierung und Übergabe an den Steuerberater (DATEV-Export).
• Belegerfassung per App, Bankanbindung und Umsatzsteuervoranmeldung direkt an ELSTER.
• Mahnfunktion für offene Rechnungen.

Einen Erfahrungsbericht zu einem verbreiteten Programm findest du unter Lexoffice für Selbstständige, allgemeine Hinweise unter Buchhaltungstipps für Kleinunternehmer.

Absicherung und Altersvorsorge

• Krankenversicherung ist Pflicht – gesetzlich (freiwillig) oder privat. Ein Krankentagegeld sichert den Verdienstausfall bei längerer Krankheit.
• Altersvorsorge: Die meisten Selbstständigen sind nicht rentenversicherungspflichtig und müssen selbst vorsorgen. Ausnahmen gelten u. a. für selbstständige Lehrer, Hebammen und Künstler über die Künstlersozialkasse.
• Berufs- und Betriebshaftpflicht je nach Branche, bei Abhängigkeit von Maschinen oder Räumen ggf. eine Betriebsunterbrechungsversicherung.
• Arbeitslosenversicherung: Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du dich freiwillig weiterversichern; den Antrag musst du innerhalb von drei Monaten nach Gründung stellen.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 37 EStG – Einkommensteuer-Vorauszahlung – https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__37.html
2. § 138 AO – Anzeigen über die Erwerbstätigkeit – https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__138.html
3. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
4. § 28a SGB III – Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag – https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__28a.html